E-Arşiv Fatura İptali İşlemleri

E-Arşiv senaryolu fatura, satıcı firmanın e-Fatura mükellefi olup alıcının e-Fatura mükellefi olmayan durumlarda oluşan bir senaryo türüdür.

E-Arşiv fatura iptali Entegratör firmanın portalı üzerinden yapılması gerekmektedir. Entegratör tarafında iptal işlemi yapıldıktan sonra Bilnex programı üzerinden iptali olan faturayı sistemden silinmesi gerekmektedir. Bilnex programı üzerinden yapılacak olan belge iptali tüm entegratörler için aynı işlem yapılacaktır. Bunun için yapılması gerekenler aşağıda detaylı anlatılmaktadır.

Programdan E-Arşiv Fatura Silme İşlemleri

Entegratör tarafından ilgili fatura veya faturaların iptali gerçekleştikten sonra Bilnex programında;

Satış işlemi gerçekleştiği için Satış ve Pazarlama → İşlemler → Satış Faturaları yolunda Satış yapılan faturaların listesinde iptal edilen faturanın bulunması gerekiyor.

İptal edilen satış faturası Bilnex tarafından silinmediği müddetçe Gönderilen E-faturalar listesinde, Stok veya Hizmet hareketlerinde ve cari hesap ekstresinde görünecektir. Bundan dolayı iptal edilen faturalar mulaka Bilnex Programı üzerinden silinmesi gerekmektedir. Satış listesinde iptal edilecek faturayı bulduktan sonra;

İlgili fatura seçtikten sonra iki yöntem ile fatura silinebilir. 1. Yöndem: Faturayı seçtikten sonra sol üstte belirtilen Sil buton seçeneği ile silme işlemi gerçekleşebilir. 2. Yöntem: İptal edilecek fatura üzerine sağ tıklanır ve sağ tık menüsünde Sil seçeneği ile aynı şekilde silme işlemi gerçekleştirilebilir.

Silme işlemi yapıldıktan sonra yanlışlıkla silinen evrak tekrar geri getirilemeyecektir. Yalnızca yanlışlıkla silinen evrak tekrar manuel olarak Bilnex programına girilmesi gerekmektedir.

Sil butonuna bastıktan sonra resmileşen evrakın silinmesi kontrollü bir şekilde olması için sistem ekrana bir uyarı çıkaracaktır.

Burada çıkan uyarı okunmalı ve eğer doğru fatura üzerinde işlem yapılıyor ise Evet seçeneği ile faturayı silme işlemi onaylanmalıdır. Bu işlemler sonucunda fatura Bilnex programı üzerinden kaldırılacak ve her hangi bir hesap üzerinde işlem görmeyecektir.

Edm Bilişim Entegratörü Tarafından E-Arşiv Faturaların İptal İşlemleri;

Edm Bilişim portalından kullanıcı adı ve şifre ile giriş yaptıktan sonra sol taraftaki kenar çubuğundan Giden Fatura → Giden sayfasına gidilmesi gerekmektedir. Giden sayfasında e-Fatura mükellefi olan veya olmayan tüm carilere kesilen faturalar listelenmektedir. Portal tarafında başta belirtildiği gibi sadece e-Arşiv faturaların iptali gerçekleşmektedir.

İptal edilecek faturanın Gönderim Türü alanında e-Arşiv olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir. E-Arşiv faturanın yanında bulunan kırmızı çarpı (X) butonuna tıkladıktan sonra küçük uyarı ekranı gelecektir. Gelen onay isteğine Evet’e tıkladıktan sonra faturanın iptal sebebinin girilmesi için pencere açılacaktır. Bu alana faturayı neden iptal edildiği yazılması gerekmektedir. Buraya yazılan metin Gelir İdaresi Başkanlığı tarafında geçerli olacaktır. İptal sebebi yazıldıktan sonra İptal Et butonuna tıkladıktan sonra ilgili fatura iptal yanıtı karşı tarafa iletilecektir. Bu süreçte karşı taraf ise Gelir İdaresi Başkanlığı(GİB) E-Arşiv portalına (https://earsivportal.efatura.gov.tr/intragiris.html) girerek Gelen iptal/itiraz Talepleri sayfasından ilgili faturayı bularak onay vermesi gerekmektedir. Bu şekilde iptal süreci tamamlanmış olacaktır.

İptal edilen e-Arşiv faturalar Edm Bilişim portalından Giden faturalar listesinde silinecektir ve Giden Fatura → İptaller sayfasında görünecektir. 

İptal edilen fatura, iptal statüsünden çıkarılıp resmi işleme tekrar alınabilmektedir.

Bunun için de görselde de belirtildiği gibi ilgili faturanın Sayfadaki Kaynaklar sütununda bulunan boş kutucuğu işaretledikten sonra sayfanın sağ üst tarafında belirtilen İptalden Geri Al butonuna tıklayıp gelen onay uyarısına Evet dedikten sonra  İptalden Geri Alma sebebinin girilmesi gerekir. Geri Alma sebebi girildikten sonra İptalden geri al seçeneğine tıklayıp ilgili faturanın iptali geri alınacaktır. Böylelikle fatura tekrardan Giden Fatura listesinde görünecektir.

 

KolaySoft Teknoloji Entegratörü Tarafından E-Arşiv Faturaların İptal İşlemleri;

KolaySoft Teknoloji Entegratörü portalı tarafından kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapıldıktan sonra Sol kenar çubuğundan E-Dönüşüm → E-Arşiv → E-Arşiv Faturalar e-Arşiv Faturalar listesine ulaşılır.

Burada iptal edilecek fatura hangisi ise seçilir ve sağ tarafta bulunan Seçiniz açılır listeye tıklanır. Sonra liste içinde bulunan Faturayı İptal Et seçeneği ile fatura iptal sebebi ve tarihinin girilmesi gereken ekran açılır.

Fatura iptal sebebi ve iptal zamanını girdikten sonra gönder butonu ile alıcıya kesilen e-Arşiv fatura iptal süreci başlayacaktır ve Gelir İdaresi Başkanlığı daha sonra alıcının G.İ.B e-Arşiv portalı sistemine düşecektir. Alıcı gelen iptal talebini onayladıktan sonrada fatura iptal edilmiş olacaktır. Portaldan iptal edilen fatura yukarıda anlatıldığı gibi Bilnex Programından da silindikten sonra iptal işlemi ve silme işlemleri tamamlanmış olacaktır.

 

İptal edilmek istenilen e-Arşiv faturada iptal esnasında fatura iptal et seçeneğinde 8 gün geçmiş şeklinde bir ibare bulunuyor ise fatura iptali yapılamayacaktır.

Bu ibare faturanın kesim tarihinden sonra 8 gün geçmesinden kaynaklı bir durum olduğu için ilk etapta sistem geçerli prosedürleri uygulayacağından faturayı iptal ettirmeyecektir. Fakat Satıcı firma tarihi geçmiş faturayı iptal etmeden doğan sonuçların sorumluluğunu almayı kabul ediyor ise;

Firma Bilgileri sayfasında e-Arşiv Faturaları 8 günden sonra da iptal etmek istiyorum parametresini aktif ettikten sonra tekrardan Arşiv faturalar sayfasına gidilip iptal edilmek istenen fatura iptal edilebilecektir.

Not: e-Arşiv Faturalarının 8 günden sonra iptal edilmesi yasal mevzuat hükümleri gereği önerilmemekte olup, tüm sorumluluk mükellefe aittir.

 

Hızlı Bilişim Teknolojileri Entegratörü Tarafından E-Arşiv Faturaların İptal İşlemleri;

Diğer entegratörlerde olduğu için Hızlı Bilişim Entegratöründe de e-Arşiv Faturalar portal tarafından iptal edilip daha sonra Bilnex Programından silinmesi gerekmektedir.

İlk etapta Hızlı Bilişim portalına kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yapıldıktan sonra sol tarafta bulunan kenar çubuğundan e-Arşiv → Giden e-Arşiv Faturalar sayfasına giderek gönderilmiş e-Arşiv faturalar listelenir.

Burada gönderilmiş ve iptal edilmesi gereken e-Arşiv faturanın sağ tarafındaki Seçiniz açılır menüden Faturayı İptal Et seçeneği ile açılan pencerede İptal Zamanı, İptal Sebebi ve uyarının okunup Uyarıyı Okudum kutucuğu işaretlendikten sonra Gönder butonu ile iptal işlemi başlatılmaktadır. Böylelikle iptal yanıtı karşı tarafa iletilecek ve karşı taraf iptal talebini onayladıktan sonra iptal işlemleri tamamlanmış olacaktır.

8 günlük iptal süresini geçen faturaları iptal etmekte uyarıda belirtildiği gibi olası bir cezai işlemde sorumluluk mükellefe ait olacaktır.

İptal edilen fatura Bilnex programı tarafından da silinmesi unutulmamalıdır.

Not: E-Fatura iptal işlerine linkten ulaşabilirsiniz.