E-kasa modülü aktif edilen işletmeler genelde perakende satış yapan ve her bir satışa yazarkasa fişi vermek yerine e-arşiv fatura verecek olan işletmelerdir. Dolayısı ile e-kasa kurulumlarında aşağıdaki adımları özenle ve adım adım dikkat ederek kurulumları tamamlamak gerekir. Aksi halde biriken e-arşiv faturaları toplu göndermek noktasında sorunlar yaşanacaktır.

İşlem sırasına göre, uygulanması zorunlu ve/veya kontrol gerektiren işlemler aşağıda başlıklar halinde belirtilmiştir. 

• E-kasa arşiv kontörünün  yüklenmiş olduğundan emin olun. Yüklenen kontörünüzü portal üzerinden mutlaka teyit edin.  Bu kontör sayısı kasa sayısına göre değişiklik gösterebilir fakat en az 100.000 kontör olmalı.
  

  E-Kasa kasa kontörü normal kontör olmadan, sadece e-kasa kontörü yüklenerek çalışmayacaktır. E-Kasa kontörü alırken normal kontör sayınız yeterli değilse kontör almayı ihmal etmeyin.

• Stok kartlarındaki KDV tanımlarının düzenli olduğundan emin olun. Sistem buradaki KDV oranlarını dikkate alarak satış yapacak ve artık bu rakamlar ile resmileştirecektir. Bu yüzden yanlış KDV oranları yanlış kesilen faturalara sebep olacaktır.

• Perakende Satış Parametrelerinde yer alan e-kasanın aktif edilmesi ile ilgili seçenek mutlaka işaretlenmelidir. Bu seçenek işaretli olmadığında normal kontör sayınız hızlı bir şekilde tükenecektir. Tabi biten kontörünüz ile beraber sistem sizi durduracak ve işlem yapılamaz hale gelecektir.

  Çok sayıda perakende satışlar için normal kontör tüketimi işletmenin ayrıca bir zarara uğramasına sebep olacaktır.
  
  Bu seçenek ile beraber diğer ayarlar yapılmadı ise bu linki tıklayarak yapılması gereken ayarları inceleyebilirsiniz.

• Perakende satış noktanızda satıştan hemen sonra müşteriye verebilmeniz için Bilnex ile beraber gelen hazır bir tasarım mevcuttur. Fakat bir takım firmanıza özel değiştirilmesi gereken yerler olabilir. Bu yüzden tasarımın varlığından ve düzenlenmiş olduğundan emin olun.  Varsayılan fiş tasarımları aşağıdaki gibi olacaktır.

  

• Bütün bu ayarlar yapıldıktan sonra ilk e-kasa fiş gönderimini bayiniz ile birlikte yapılmasında fayda var. Gönderim sonrası gerek tasarımlar gerekse de diğer ayar portal üzerinden de kontrol edilmiş olur.

E-Kasa kullanımında gönderim şekli “Sonradan” olan yapılarda; her ne kadar arka planda “Bilnex E-belge Servisi” arşiv ve diğer faturaların gönderimini belirlenen periyodlarda yapıyor olsa da faturaların gönderilip gönderilmediğinin kontrolü mutlaka ve en fazla 5 er günde bir kullanıcı tarafından yapılması çok çok elzemdir.
Bu konudaki sorumluluk kullanıcıya aittir.
Faturaların 7 gün içinde gönderilmesi zorunluluğundan dolayı ihtiyatlı davranmakta fayda var.  Zamanında gönderilmeyen faturalar sonradan gönderilebilse de zaman damgası güncel tarih ile gittiği için Gelir İdare Başkanlığı gecikmeli gönderimleri tespit edebilmektedir