Muhasebe Hesap Planı
Bilnex programındaki resmi muhasebenin ilk ayağını “Muhasebe Hesap Planı” oluşturmaktadır. Muhasebe entegrasyonunun yapılabilmesi için öncelikle muhasebe hesap kartlarının açılması gerekmektedir.
Daha önce hiç bir muhasebe hesap kartı tanımlanmamış ise aşağıdaki gibi bir ekran sizi karşılayacaktır.
Standart Hesap Planı Yüklensin mi? sorusuna Evet tıklayarak Tek Düzen Hesap Planının otomatik olarak oluşturulmasını sağlayabilirsiniz.
Program bu aşamada sadece ana hesapları açacaktır. Tali hesap ve alt hesapları tanımlamak için Ekle ( Alt + E ) butonunu tıklayabilirsiniz. Hesap kodunda ayraç olarak nokta kullanılmalıdır. Nokta dışındaki karakterler veya boşluk kabul edilmeyecektir.
Hesap Kodu: Tanımlamakta olduğunuz hesabın kodunu bu alana yazınız. Alt hesapları açarken öncelikle tali hesabın açılmış olmasına dikkat ediniz. Mesela 100.01.001 kodlu hesabı tanımlarken öncelikle 100.01 kodlu hesabın tanımlanmış olmasına dikkat edilmelidir.
Adı: Tanımlamakta olduğunuz hesaba uygun bir isim veriniz.
Adı 2: Tanımlanan hesaba ikinci bir kısa isim verilebileceği gibi hesabın yabancı bir lisandaki karşılı yazılabilir.
1: Genel Bilgiler
Döviz Cinsi: Tanımlanan hesap döviz cinsini seçiniz. Örn. USD Kasasında döviz cinsi “USD” olmalıdır. Bu sayede program bu alanda seçilen döviz cinsinin karşılığı olan tutarı veritabanında saklayacaktır. Muhasebe raporlarında bu dövizin karşılığı olan tutarı Kart Dövizi raporlayacaktır.
Hesap Tipi: Bu alanda Tek düzen hesap mantığı gereği “Aktif”, “Pasif”, “Gelir”, “Gider”, “Nazım” seçenekleri bulunmaktadır. Alt hesap tanımlarken bu alanlarda herhangi bir değişiklik yapılmaması tavsiye edilir. Çünkü bu bilgi ana hesaplardan otomatik olarak getirilmektedir.
Davranış Biçimi: Enflasyon muhasebesi hesaplamalarında kullanılmak üzere hesap kartına bulunmaktadır. “Parasal” ve “Parasal Olmayan” seçenekleri bulunur ve ana hesaptan bu bilgi otomatik olarak gelmektedir.
Çalışma Şekli: Çalışma şekli alanında “Borç”, “Alacak” ve “Borç ve Alacak” seçenekleri bulunmaktadır. Bu seçeneğin amacı hesabın çalışma mantığına ters olan kayıtlarda uyarmasıdır. Mesela 600 koduna Borç kayıt yapıldığında uyarması gibi. Fakat bu seçeneğin çalışması için parametreler bölümünden önce aktif edilmesi gerekmektedir.
Onun için; Muhasebe – Tanımlar – Genel Muhasebe Parametreleri bölümüne girerek “Hesabın Çalışma Şekline Ters İşlemde Uyar” parametresini işaretleyiniz.
Ba – Bs de kullanılsın: Tanımlamakta olduğunuz hesap ba-bs formlarında kullanılacak bir hesap ise yani cari hesap kartı ise bu seçeneği işaretleyerek hemen altında açılan alanlara gerekli bilgilerin girilmesi gerekmektedir.
Bilnex programı Ba-Bs formlarını hem muhasebe fişlerinden hem de cari hesap hareketlerinden hesaplayabilmektedir. Dolayısı ile Ba-Bs formları için ön muhasebe bilgileri esas alınacak ise bu bilgilerin doldurulması gerekmemektedir.
Not: BaBs formlarının muhasebe fişleri referans alınarak hazırlanmasını istiyorsanız. “Ba – Bs de kullanılsın” seçeneği işaretlendiğinde ekrana gelen Vergi Dairesi, Vergi Numarası alanları mutlaka doldurulmalıdır. Bu bilgiler babs formları için önem arz etmektedir. Programınız vergi daire ve numarası aynı olan carileri gruplayarak hesaplamaktadır.