E-Fatura Gönderimi
Öncelikle E-belge gönderimleri evrakların girildiği yerlerden de gönderilebilmektedir. Yani faturayı kayıt ettiğinizde veya irsaliyeyi kayıt ettiğiniz ekranlarda, çıkmadan da gönderim yapmak mümkündür ve kullanımı çok daha kolaydır. Fakat toplu gönderim yapmak veya belirli periyodlarda gönderim yapmak içinde ayrıca özellikler bulunmaktadır. Ayrıca faturaları kayıt ettikten sonra arka planda kuyruğa alarak otomatik gönderim yapmakta mümkün.
Bu işlem için linki tıklayarak Bilnex e-belge servisi programımızı kurmak gerekir. (Kurulum Videosu Linki)
E-fatura gönderiminde dikkat edilmesi gereken konuların başında cari kartlarındaki olmazsa olmaz bir takım tanımlamalar yapmak gelir.
Şahıs firmalarında;
- Adı ve Adı2 alanları mutlaka doldurulmalıdır. Ad ve Soy ad olarak yazılmalıdır. Fakat cari seçim alanlarında varsayılan olarak adı1 alanı geldiğinden adı2 alanına nokta gibi bir karakter yazarak ta ilerleyebilirsiniz.
- Tc kimlik numarası yazılmalı ve hemen sağındaki E-Belge butonuna basarak carinin e-fatura mükellefi olup olmadığı sorgulanmalıdır. Şahıs firmalarında vergi numarası üzerinden işlem yapmak hataya sebep olacaktır ve vergi numarasını boş geçmek gerekir. Tc kimlik yok ise 11 tane 1 (11111111111) yazarak bu alan doldurulabilir veya yabancı uyruklu bir cari ise 11 tane 2 yazmak gerekir (22222222222)
- Mail adresi zorunlu olmamakla birlikte mutlaka yazılmasında fayda var çünkü fatura yazılan mail adresine otomatik gönderilecektir. Aksi durumda çıktı alarak vermek gerekir.
Limited Şirketlerde, Anonim Şirketler ve Adi Ortaklıklarda;
- Adı alanına firma unvanı yazmak yeterli olacaktır. Adı2 alanı zorunlu değil fakat sığmadı ise kullanmakta bir sakınca yoktur.
- Vergi numarası 10 haneli yazılmalı ve hemen altındaki E-Belge butonuna basarak carinin e-fatura mükellefi olup olmadığı sorgulanmalı.
- mail adresi zorunlu değil fakat yazılabilir. Yazılması durumunda mail adresine efatura otomatik gönderilecektir.
E-Fatura Gönderim İşlemleri…
Üç farklı yöntem ile efatura göndermek mümkün
- Fatura gönderildiğinde yani faturanın içindeyken, kayıt ettikten hemen sonra Kaydet butonu yanında bulunan “E-Belge Gönder / Önizle” Butonuna tıklayarak ön izleyebilir doğruladıktan sonra aynı yerden gönderim yapmak mümkün. Bu işlemi fatura içinden yapmak yerine fatura listesinde ilgili faturanın üzerinde sağ tuşa basarak e-Fatura Gönder butonu ile yapmak ta mümkün.
- Bir diğer yöntem olan E-Belge \ E-Fatura \ E-Fatura Gönderimi yolu izleyerek ulaştığımız “E-Fatura Gönderimi” formu aracılığı ile toplu veya tek tek göndermeye imkan veren bir araçtır. İlk ve son tarihleri girildikten sonra görselde işaretli olan Listele butonuna basılır ve belirlenen tarihler arasında düzenlenmiş ve gönderilmemiş bütün E-Faturalar aşağıda listelenir. Sadece bir cariye düzenlenmiş olan E-Faturaları listelemek için tarihin sağ tarafında bulunan Cari Kodu alanında işaretli olan üç noktaya tıklanır ve cari seçiminin ardından tekrar Listele butonuna tıklanır.
Gönderilecek olan Faturayı göndermeden önce ön izlemek için sağ üst tarafta bulunan Önizle butonuna tıklanır ve fatura PDF formatında ekrana gelir. Gönderim için Önizle butonunun solunda bulunan, işaretli Gönder butonuna tıklanır ve yukarıda görseli verilmiş olan Onay Penceresi gelir. Evet deyip devam edilir ve herhangi bir sorunla karşılaşılmadığı taktirde gönderim sağlanır.
- Son yöntem Bilnex E-Belge Servisi kullanarak yapılmaktadır. Bunun için E-Belge Servislerinin kurulması gerekir. Bu yöntemde kayıt edilmiş olan ve gönderilmemiş olan faturalar ( fişler gönderilmez) arka planda sırası ile otomatik olarak gönderilecektir. Otomatik gönderim market gibi perakende satış yapan işletmelerde kasayı bekletmemek için kullanılır, satıştan sonra sistem kuyruğa alma mantığı ile gönderim yapmaktadır.