Zirai İlaç Programı Bitki Koruma Ürünleri (BKST) Entegrasyonu

Bilnex Zirai İlaç Programı, Bitki Koruma Ürünleri Takip Sitemi karekodlarla izlenebilirliği sağlanmış bitki koruma ürünlerinin üretim veya ithalattan başlayarak geçtiği her noktadan alınacak bildirimlerle takibini sağlamak üzere kurulmuş bir sistemdir. Bitki Koruma Ürünleri Takip Sistemi, Türkiye’de bitki koruma ürünlerinin ambalajlanmış her bir adetinin izlenmesi için kurulan bir altyapıyı tanımlamaktadır. Karekod kullanımı ile bitki koruma ürünlerinin ambalajlanarak tekil hale getirilmiş her bir adetinin geçtiği her noktadan yapılan bildirimler ile elde edilen hareket bilgisi kullanılarak bitki koruma ürünlerinin izlenebilirliği sağlanmıştır.

Bitki koruma ürünleri takip sitemi bitkisel üretim yapan kişilerin bitki koruma ürünlerine güvenle erişiminin sağlanması için her bitki koruma ürününün konumunu takip etmek üzerine tasarlanmıştır. Bu nedenle  piyasadaki tüm bitki koruma ürünleri üretimden tüketime tüm aşamalarda yapılacak bildirimlerle izlenmesi amaçlanmıştır.

GLN Numarası: Küresel lokasyon numarası (Depo tanımlarında ve Cari kartlarında tanımlanması gerekir)
Gtip Numarası: GTIN (Barkod Numarası, Global Trade Item Number): Ticari ürünlerin dünya genelinde tek olarak tanımlanmasını sağlayan, yapısı GS1 tarafından belirlenen ürün numarasını temsil eder.

Bitki koruma bildirimlerinin yapılabilmesi için öncelikle parametrelerin tanımlanmış olması gerekmektedir.

Bitki Koruma Ürünleri Parametreleri

 

Ebelge sekmesi altında yer alan Bitki Koruma Ürünleri Parametreleri bölümünden ilgili alanları doldurmak gerekmektedir.

 

Firma Entegrasyon Türü

Üretici: Üretici olarak tanımlanmış olan ruhsat/onay sahibi firmalar tarafından; Üretim bildirimi, İthalat bildirimi, Satış bildirimi, Satış iptal bildirimi,  Deaktivasyon bildirimi, İhracat bildirimi, İade bildirimi, Depolar Arası Transfer bildirimi yapabilmektedirler.

Toptancı: Bitki koruma ürünleri toptancısı tarafından Mal alım bildirimi, Satış bildirimi, Satış iptal bildirimi, Deaktivasyon(fire) bildirimi, Depolar Arası Transfer bildirimi, İade bildirimi işlemlerini yapabilmektedirler

Bayi: Bitki koruma ürünleri Bayi tarafından Mal alım bildirimi, Satış bildirimi, Satış iptal bildirimi, Deaktivasyon(fire) bildirimi, Depolar Arası Transfer bildirimi, İade bildirimi işlemlerini yapabilmektedirler

GLN / İzin numarası: Küresel Lokasyon Numarasını temsil eden GLN numarası depo izin belgesi aldıktan sonra Bakanlık tarafından firmaya verilir. Her bir depo için ayrı GLN numarası almak gerekir. Bu sebeple Programımızda her bir depo için GLN numarası tanımlanması gerekir.

 

Key Bilgisi: Key bilgisini girmek bildirim yapmak için zorunlu alanlardan. Bu bilgiye erişmek için https://bkst.tarbil.gov.tr/Main/Index linkini kullanabilirsiniz.

Üst tarafta GLN numarası Listele butonu ile de aşağıda Key bilgisi görüntülenmektedir. Yeni oluşturulan yer yeni key önceki keyleri kullanım dışı yapacaktır.

Gelen ve giden bildirimleri yapabilmek için son olarak cari kartlarındaki Gln No alanını da doldurmak gerekir.

Gelen Bildirimler

Gelen bildirimlerin Satın Alma İrsaliyesi olarak içeriye otomatik alınabilmesi ve “Alım Bildirimi” yapabilmek için Gelen Bildirimi menüsü kullanılır.

Yukarda da bahsi geçen bildirimlerden otomatik alış irsaliyesi oluşturmak için Alt bölümde yer alan “İrsaliye Oluştur” butonunu kullanıyoruz.  İrsaliye oluşturma işlemi sırasında tanımlı değil ise cari kart ve stoklar otomatik oluşturulacaktır.  Program tanımlı olup olmadığını cari kartlarda Gln numarasından stoklarda ise barkodlardan analiz edecektir ve olmayan kartları çok hızlı bir şekilde otomatik açacaktır.

Burada dikkat edilmesi gereken husus İrsaliye Oluşturma işlemi ile Alım Bildirimlerinin yapılması ayrı ayrı işlemlerdir. İrsaliyeyi oluşturduktan sonra “Alım Bildirimi Yap” butonu ile alım bildirimini mutlaka yapmak gerekir.

 

Not: Otomatik oluşan stoklarda takip şekli “Seri ve Lot Bazında Takip” seçilmiş olarak otomatik gelir. Sizde manuel yeni stok kartı tanımlarken mutlaka bu seçeneği işaretlediğinizden emin olun.

Karekod ile Ürün Çıkış İşlemleri

Satış İrsaliyesi, Satış Fiş veya Faturası , Stok fişleri veya Depolar arası sevk gibi evrakların tümünde “Seri Lot Girişi”  seçeneği ile karekod okutarak işlem yapılmalıdır.  Çıkış yapmak için mutlaka bu seçenek kullanılmalıdır.

Örnek Bir Karekod İçerişi Şu Şekildedir.

 

 

Tüm çıkış evraklarında satırda sağ tuş yaparak “Seri Lot Girişi” seçeneğine ulaşabilirsiniz. Ayrıca kısayol olarak Ctrl+Alt+L tuşlarını da kullanmak mümkün.

Seri Lot Girişi formu yukardaki gibi açılacaktır. Bu ekleme formu marifetiyle tek tek kare kod okutmak toplu palet barkodu okutma veya Bakanlık sisteminden toplu liste alarak toplu bir şekilde çıkış yapabilmek gibi daha bir çok seçenek sunulmaktadır.

Karekod İle Ekle

Ürün Karekodu: Ürün üzerinde yer alan karekod okutularak ürün çıkışı yapılır, karekodu okutulan her ürünü listeye ekler.
Bu seçenekte ürün barkodu, üretim ve son kullanma tarihleri lot ve palet bilgileri otomatik alınacaktır.

Koli Barkodu: Koli barkodu okutulduğunda o kolinin içindeki tüm ürünleri listeye ekler.

Palet Barkodu: Palet barkodu okutulduğunda o paletin içindeki tüm ürünleri listeye ekler.

Ürün Karekodundaki Tüm Palet: Karekodu okutulan ürününün ait olduğu paleti bulur ve o paletin içindeki tüm ürünleri listeye ekler.

Son Kullanma Tarihine Göre Ekle

Son kullanma tarihi yaklaşan ürünlerin toplu bir şekilde bakanlık servislerinden sorgulanarak toplu bir şekilde eklenmesi işlemini yapar.

Son Kullanma Tarihi: Tarafınızdan verilen son kullanma tarihinden önceki ürünlere ait bilgiler sorgulanarak ekrana getirilecektir.

Stok Kodu: Sadece bu alanda belirlenen ürünün barkodu sistemden sorgulanarak kayıt araması yapılacaktır.

Kayıt Sayısı: Verilen sayı kadar ürün ekrana getirilecek ve çıkış işlemi için hazır hale getirilecektir.

yukardaki filtreler verildikten sonra Listeye ekle butonu ile aşağıdaki listeye eklenmesi sağlanır. Sonrasında formun altındaki Evrağa aktar seçeneği ile evrakta satırların oluşması sağlanır.

Toplu Karekod Ekle

Bakanlık sitesinden Raporlar bölümünden Ürün Gtin numarası ile sorgulama yaparak belirlenen ürünün tüm karekodlarını toplu bir şekilde excel e aktarmak mümkün

 

 

Excel dosyasını açarak Karekod sütunu  seçilerek kopyalamak ve bu içeriği Bilnex tarafında yapıştırmak yeterli olacak.

 

Kopyalanan karekodları Bilnex programında aşağıda da görüldüğü gibi “Toplu Karekod Ekle” sekmesindeki ilgili alana yapıştırın ve  Listeye Ekle butonu ile hemen altında bulunan listede satırları oluşturun.

Oluşan listenin evrakta satırlara aktarılması için “Evrağa Aktar” butonunu kullanın. Bu sayede Bakanlık sisteminden karkodların toplu bir şekilde kopyalanarak programa aktarılması işlemini çok kısa bir sürede yapılmış olacaktır.

Stok Devir Aktarımı

BKÜ Takip Sistemi (Bakanlığın sistemi) üzerinde eldeki stokların barkod ve diğer bilgileriyle Devir Fişi olarak aktarıldığı bölümdür. Aktarım esnasında kayıtlı olmayan stoklar, barkodlar, gtip gibi bilgiler otomatik tanımlanacaktır.

Bakanlık sisteminde görünen stoklar aktarılacaktır. Yani alım bildirimi yapılmamış olan stoklar askıda bekleyeceği için stokları etkilemeyecek dolayısı ile aktarılmayacaktır. Başka bir deyiş ile Alım Bildirimi yapılmış ve Satış Bildirimi yapılmamış olan yani eldeki stoklar Bilnex programı içine devir fişi olarak otomatik aktarılacaktır.

Açılan ekranda aşağıdaki “Devir Fişi Oluştur” butonuna tıklamak yeterli olacaktır. Her hangi başka bir ayar yapmak gerekmez.

 

Not:  Devir işlemini yaptıktan sonra alım bildirimi yapılmış olan satın almaları Gelen Bildirim bölümünden İrsaliye Oluştur seçeneği ile yeniden alış irsaliyesi oluşturulması durumunda mükerrer kayıt oluşacaktır. Bu yüzden Devir Fişi Oluştur işleminin yapıldığı tarihten sonrakileri için Satın Alma İrsaliyesi oluşturulması gerekir.

Not: Aktarılan kayıtlardaki Lot, Karekod ve diğer bilgileri görmek için Stok Fişlerinde ve diğer evraklarda satır üzerindeyken sağ tuşa basarak “Seri No Listesi” seçeneği kullanılır.

Seri No Listesi seçeneği ile aşağıdaki gibi bir ekran açılacaktır. Bu ekranda zirai ilaç ile ilgili tüm detaylar görüntülenecektir.