Personel işlemleri başlığı altında incelenecek olan konular;

• Personel kartı oluşturma

• Personel Ücret Tahakkuk işlemleri

• Personel Prim Tahakkuk işlemleri

• Personel Puantaj

Personel işlemleri için yapılması ilk gereken işlem Personel kartı tanımlamak. Personel kartı tanımlarken tahakkuk ve puantaj işlemlerinin yapılabilmesi için dikkat edilmesi gereken yerlere de değinilecektir.

Personel kartı tanımı nasıl yapılır?

Finans Yönetiminde tanımlarda Personel kartları bulunmaktadır. Personel kartlarında eklenen personellerin listeleri bilgileri ile birlikte listelenmektir. Burada personel eklenebilir var olan personeller düzeltilebilir, incelenebilir, silinebilir(hareket görmemişse) ve hareket detaylarına bakılabilir.

Yeni personel oluşturmak için Personel kartları listesinde sol üstte bulunan Ekle butonuna tıklanılır.

Ekle denildikten sonra Personel Kartları başlığıyla ikinci bir sayfa açılacaktır ve bu sayfada personel bilgilerinin girileceği sayfadır. Personel bilgilerinde ne kadar fazla bilgi girilir ise o kadar personel takibi için kolaylık sağlayacaktır.

Adı Soyadı personele ait ad soyadı girilir,

Açıklama isteğe bağlı bir açıklama eklenebilir,

Özellikle girilmesi gereken alanlar;

Durumu; personelin çalışıyor, işten ayrıldı veya izinde gibi durumu,

Giriş Tarihi; personelin işe başlangıç tarihi,

Çıkış Tarihi ve Çıkış Nedeni; personel işten ayrıldı ise çıkış tarihi ve nedeni,

Otomatik Tahakkuk Yapılsın; eğer tahakkuk işlemi uygulanacak ise,

Ücret Türü; ücreti Aylık, günlük veya saatlik gibi durumlardan hangisi ise seçilmeli,

Ücret; alacağı ücret,

Günlük Çalışma Saati;  günlük çalıştığı saat. Bu alan özellikle ücretine bağlı olarak puantajı hesaplanırken günlük veya saatlik ücret türüne(günlük veya saatlik) göre hesaplanacaktır.

Not: Satış Temsilcisi seçeneği seçildiği durumlarda perakende satışlarda satış yapılırken satışı yapan personelin seçilmesini ve prim alıyorsa bunun hesaplanmasını sağlar.

Asgari Geçim İndirim, Fazla mesai ücreti ve diğer ücretler isteğe bağlı girilebilir. Bu ücretlerde tahakkuk yapılırken de masraf hesapları geçilmeli ve bu ücretler seçilen masraf hesaplarına yansıyacaktır.

Diğer 2:Kimlik Bilgileri, 3: Adres ve iletişim, 4: Prim Bilgileri, 5: Özel Kodlar, 7: Banka Bilgileri sekmelerde bulunan alanlar isteğe ve ihtiyaca göre girilebilir.

4: Prim Bilgileri;

 Tanımlanan personel, yapılacak satışlardan prim alıyorsa Prim Yönteminin Satış Tutarı Üzerinden Belirli Bir Orana Göre seçeneğinin seçilmesi gerekir. Prim Yöntemi seçildikten sonra Oranı/Tutarı alanına satış tutarı üzerinden prim oranı yazılması gerekir. Yapılan satıştan yazılan oran kadar prim hesaplaması yapılacaktır.

Personel kartı oluşturulduktan personelin hak edişlerini girmek için Ücret Tahakkuk işlemi kullanılabilir.

Personel Ücret Tahakkuk İşlemi

Tahakkuk işlemini yapabilmek için ilk başta yukarıda belirtilen personel kartında Otomatik Tahakkuk Yapılsın seçeneğinin işaretlenmesi gerekmektedir. Seçilmediği durumda tahakkuk işleminde sistem cari dekontu oluşturmayacaktır.

Finans Yönetimi – İşlemler – Personel İşlemlerinde bulunan tahakkuk işlemlerine giriş yapılır. Tahakkuk oluştururken tek tek ve toplu bir şekilde bütün personellerin virman dekontu oluşturulabilir.

Sırasıyla;

Tahakkuk Ayı seçilirken en aşağıda bulunan açıklama alanına otomatik olarak yansıyacaktır.

Tarih, yapılacak tahakkuktan sonra oluşan virman dekontunun oluşturma tarihine yansıyacaktır. Yani oluşacak olan tahakkuk işlemin tarihini temsil eder.

Personel İlk Kodu ve Son Kodu seçilmediği durumda otomatik tahakkuk oluşturulması istenilen bütün personellere virman dekontu oluşturacaktır. Her iki kutucuğa da bir personelin kodu yazılırsa sadece o personele ait virman dekontu oluşturulacak. İki farklı personel kodu seçerek o iki personeli veya iki kod arasında bulunan personellerin virman dekontu oluşacaktır.

Maaş, Asgari Geçim İndirimi, Yol Yardımı, Yemek Yardımı, Fazla Mesai ve Diğer Yardımlar alanlarında hak edişe eklenmesi istenildiği durumlarda Evet seçeneği seçilir. Her bir ödeneği ya tek bir masraf hesabına bağlayıp o hesap üzerinden takip edebilir ya da tek bir ödeneğe ayrı bir masraf hesabı açıp ilgili listeleme kutucuğundan bağlanabilir. Görselde belirtildiği üzere sadece maaş ödeneği yapılacağı ve karşısında ise ilgili masraf hesabı seçilmiştir.

Açıklama tahakkuk işlemi yapıldıktan sonra oluşacak olan virman dekontunun açıklamasında yer alacaktır. Bu açıklama ayrıca personel ve masraf hesaplarının hareket detaylarında da görünecektir.

Proje, yapılan tahakkuk işlemi ödeme yapılacak olan personellerin belli bir projeye bağlı olarak yapılıyor ise ve bu giderlerin proje maliyetlerine yansıması için seçilir. Seçilen proje aynı zamanda oluşacak olan virman dekontunda proje alanında seçilmiş olacaktır.

Son olarak en altta bulunan Başlat butonu ile tahakkuk işlemi oluşturup virman dekontu cari dekontlarından kontrol edilebilecektir.

İşlemleri sonunda Personel Kartları ve Masraf Kartlarından yapılan işlemler kontrol edilmeli. Belirtilen açıklamalar ile Masraf hesapların hareket detayında evrak adı virman dekontu olarak Borç hesabına yansıtılır, tekrar aynı açıklamalar ile Personel hesapların hareket detayında evrak adı virman dekontu ve Alacak hesabına işlemler yansıtılır. Bu durumda Personeller Alacak durumuna Masraf hesapları Borç durumuna düşecektir.

 

Personel Prim Tahakkuk işlemleri

Personel Prim işlemleri primle çalışan personellerde yapılan satışlardan sonra primleri hesaplamasını ve hesaplanan tutarı ilgili personelin bakiyesine yansıtacaktır. Bunu işlemin yapılabilmesi için dikkat edilmesi gereken bir kaç işlem vardır.

İlk olarak Personel kartında mutlaka yukarıda da belirtildiği gibi 4. sekmede bulunan Prim Bilgileri de bilgilerin doldurulması gerekiyor. Prim Yöntemi ve yapılan satışların tutarından yüzde kaç oran ile prim hesaplanacağı bilgisi Oranı/Tutarı alanına belirtilmesi gerekir. Bu iki alan doldurulmadığı durumlarda prim hesaplanamayacaktır.

 

Satış Siparişi ve Faturalarından girilen evraklardan hesaplama işlemi yapılır, bu evraklar harici evraklardan prim hesaplanmaz.

Fatura veya sipariş oluştururken cari bilgisi seçildikten sonra görselde de belirtilen Personel alanında satış yapan personel seçilmesi gerekir.

Not: Üst tarafta seçilen personel ile alt tarafta satırda seçilen personel aynı olmasına dikkat edilmedi. Üst tarafta seçilen personel otomatik olarak satıra da yansıyacaktır. Fakat manuel olarak satırda personel değiştirilir ise satırdaki personel baz alınacaktır ve satırda seçilen personelin primi hesaplanacaktır.

Evrak personel bilgileri de girilip kaydedildikten sonra tahakkuk işlemlerinden dekont oluşturulması için Finans Yönetimi -> İşlemler -> Personel İşlemleri -> Personel Prim Tahakkuk İşlemleri sayfasına girilir.

Oluşturulan evrakların Filtreler alanındaki kriterlere göre listelenmesi yapılacaktır. Primin uygulanacak evrakın sipariş yada fatura olduğu seçilmelidir. Hangi tarihler arası satışların uygulanacağı ilk tarih ve son tarih olarak seçilmeli ve belirli bir personelin prim tahakkuku yapılacak ise personel kodu alanları doldurulabilir. Eğer bütün personellerin yapılması isteniyorsa personel kodu alanları boş bırakılabilir.

Filtrelerdeki kriterleri verdikten sonra Listele butonu ile fatura veya siparişler listelenir. Listelenen evrakların miktar, fiyat ve tutar bilgileri de görünecektir. Aynı zamanda hangi evraklara ait olduğu bilgisi de Seri ve Sıra numarasından da verilecektir.

Listelenen evrakların primlerinin hesaplanması için Oluştur butonuna tıklamadan önce Filtreler altındaki Dekont Bilgilerinde zorunlu alanlar doldurulmalıdır.

Evrak tarihi, oluşturulacak dekontun kaç tarihli olacağı bilgisi için gereklidir.

Masraf, dekont virman dekontu olduğu için ve ödemeler bir masraf hesabına kayıt edilmesi gerektiği için seçilmesi gereken zorunlu bir alan.

Seri No, doldurulması zorunlu olmamakla beraber oluşacak dekontun serisi belirlenebilir.

Açıklama, aynı şekilde doldurulması zorunlu bir alan olmaması ile birlikte doldurulması önerilmektedir.

Dekontu oluşturulan evrak veya satır listeden kaybolacaktır. Yeni kayıtlar oluşturuldukça listelenecektir.

Dekont bilgileri girildikten sonra Oluştur butonu ile virman dekontu oluşturulacaktır.

Oluşan virman dekontu Cari dekontları (Finans Yönetimi – İşlemleri – Cari Dekontları) sayfasından kontrol edilebilir.

Prim tahakkuk işlemlerinde oluşturulan dekontlar kontrol edildiğinde prim hak eden personellerin B/A sütununda alacaklandırıldığı, masraf hesaplarındaki Personel Ücret Giderlerinin ise borçlandırıldığı görülmektedir. İşlem tutarları ise Personel kartlarında tanımlanan Prim oranlarına göre hesaplanıp otomatik yansıyacaktır.

Bu işlemlerden sonra hem masraf hesabının hem personel hesaplarının verilen tarihlere göre hareket detaylarında Personel Prim Tahakkuk açıklamalı virman dekontu hareketleri görünecektir. tutarlar ise bakılan hesaba göre Borç veya Alacak bakiyelerinde görünecektir.

 

Personel Puantaj

Puantaj bir personelin ay içerisinde kaç gün geldiği, kaç gün fazla mesai yaptığı ve kaç gün gelmediği gibi devamsızlık bilgilerinin takibi ve bilgisinin girilebileceği bir uygulamadır.

Finans Yönetimi -> İşlemleri -> Personel İşlemleri -> Personel Puantaj sayfanda işlemler yapılmaktadır. Puantaj sayfası ilk açıldığında Puantaj Dönem Tanımları sekmesi açılacaktır. Bu sayfada puantaj yapılacak olan dönem bilgileri tanımlanır. Belirli dönem manuel oluşturulabilir yada tablonun altında bulunan Varsayılan Dönemleri Ekle butonu ile mevcut yıl takvim dönemini yükleyecektir. Bu alanda dönem eklenmediği durumda puantaj tarafında dönem bulamayacağı için puantaj kaydı yapılamayacaktır.

Puantaj dönem tanımlarından dönem eklendikten sonra Personel Puantaj sekmesinde işlemler yapılacaktır.

İlk etapta puantajı yapılacak dönem seçilmesi gerekmektedir. Aşağıdaki görselde gösterildiği gibi Dönem alanında varsayılan dönem tanımları gelmektedir. Bu alanda hangi ayın puantajı yapılacak ise o dönem seçilecektir. Seçilen ayın takvim bilgileri Çalışma takvimine yansıyacaktır.

Proje kutucuğu, yapılan işlemlerin bir proje dahilinde olmasına bağlı olarak doldurulur.

Masraf ile belirtilen alanlarda ödenecek ücretlerin durumuna göre seçilir. Maaş, mesai ve prim ayrı ayrı masraf hesaplarından takip edilecek ise onlara da ayrı masraf hesabı açılabilir ve ilgili alanlara tanımlanabilir. Dekont oluştuğunda her masraf ayrı ayrı borçlanacaktır.

Puantaj takviminde Personel Bilgileri, Çalışma Takvimi ve Toplam olarak 3 bölüme ayrılmıştır.

Personel Bilgileri bölümünde puantajı  yapılacak personel seçilir ve ödeme şekline göre birim ücreti alınan maaş üzerinden yansıyacaktır. Ayrıca bu ödeme bir projeye ait ise de proje seçilebilecek.

Çalışma Takvimi, seçilen döneme göre ay başından sonuna kadar günler de hafta içi ve hafta sonu belirtilerek listelenecektir. Hasta sonları kırmızı yazıyla gösterilecektir. Personelin giriş çıkışları bu bölümde belirtilerek hesaplanan ücretler Toplam bölümündeki Toplam tutara yansıyacaktır.

Toplam bölümünde, personelin toplam çalışma günü veya saati , toplam mesai saati, mesaiden hak edilen tutar, prim tutarı ve toplam tutarı hesaplanacaktır ve bu toplam tutar personel hesabına yansıyacaktır.

Personel Bilgilerinde birim ücreti aylık, günlük ve saatlik ücret türüne göre yansıyacaktır.

Personel kartındaki ücret, ücret türüne göre aldığı tutardır. Yani ücret türü günlük seçilmiş ise 10.000₺ günlük aldığı ücret türü olarak hesaplanacaktır.

Personel aylık ücret alıyorsa ücret türü aylık olmalı ve aylık aldığı ücret girilmeli.

Günlük çalışma saati de belirtilmelidir. Çalışma saatine göre birim ücretler hesaplanacaktır.

Puantajda birim ücretinin hesaplanması ücret türüne ve parametreye göre değişiklik gösterecektir.

Ticari parametrelerde Personel sekmesindeki “Ücret türü aylık veya günlük ise puantajda çalışma gün üzerinden hesaplansın” parametre aktif ise puantajda gün günlük birim ücreti getirilecektir.

Parametre pasif ise; Personel kartındaki ücret türü günlük olmak şartıyla puantajda birim ücretler saatlik olarak hesaplanacak ve personelin çalışma günü saatlik olarak girişi yapılması gerekecektir. Personel günlük çalışma saati kaç tanımlanmışsa o saat üzerinden hesaplanacaktır.

Gün içinde çalıştığı zaman dilimi de puantajda gün gün yazılarak günlük hak edişi tutarı hesaplanacaktır.

Personel puantajı Çalışma Takvimi alanında günlük çalışma bilgilerinin yazıldığı alanda ilgili güne ait izin durumları, mesai bilgileri ve primler ile ilgili bilgiler girilebilir.

Bu bilgilerin girilebilmesi için işaretli kırmızı üç nokta alanından Mesai detayları penceresi açılacaktır. Bu pencerede izin durumu alanında ücretli veya ücretsiz şekilde ve açıklama belirtilebilir.

 

Prim alanından da personele ait prim tutarı girilebilir. Girilen Prim tutarları ve mesai tutarları Toplam tutarlar alanına ve yukarıda tanımlanacak prim ve mesai masraf hesaplarına yansıyacaktır.

Mesai alanında, Hafta sonu mesai, Hafta içi mesai ve Bayram mesaisi şeklinde 3 farklı mesai türü seçilebilir ve mesai saati girilebilir. Mesai türlerine göre mesai türlerinin kat sayıları Ticari Parametrelerden tanımlanabilir.

 

Puantajlar girildikten sonra sol altta Yansıt butonunun üstünde bulunan tik işaretine tıklayarak girilen verilerin kaydedilmesi gerekmekte. Aksi taktirde girilen veriler kaydedilmeyecektir.

İlgili takip edilen ayın verileri girilip kaydedildikten sonra personel hesaplarına yansıtılarak personel alacaklandırılması gerekmekte. Bunun için aynı şekilde sol altta bulunan yansıt butonunu kullanarak onay verildikten sonra virman dekontu oluşturulur. Oluşturulan virman dekontunda ilk başta masraflar bölümünde tanımlanan masraf hesapları(maaş, mesai ve prim) ile personel hesapları arası virman dekontu oluşacaktır. Oluşan virman dekontuna, Finans Yönetimi – İşlemler – Cari Dekontu yolundan da erişilebilir.

Bütün bu işlemlerden sonra personel hesapları Alacak bakiyesi verecektir. Borçlandığımız personellere de ödemeleri ister Kasa işlem fişlerinden tanımlanan kasalardan, ister Banka işlem fişlerinden tanımlanan bankalardan yapılabilecektir.

Ticari Parametrelerde Personel sekmesinde bulunan parametrelerin hangi işlemler sağlıyor kısaca bakacak olursak;

1. Personel Tahakkuk 30 günden hesaplansın: Personel tahakkuk işlemleri varsayılan olarak işlem hesaplanan ayın gün sayısı kadar hesaplanıp yansıtılır. Her ayın 30 gün üzerinden hesaplanması istenilir ise Personel Tahakkuk 30 günden Hesaplansın parametresi işaretlenmesi yeterli olacaktır.
2. Katsayılar: Personel puantajında katsayılar mesai türlerine göre ayrılmaktadır. Mesailerin hangi katsayı üzerinden hesaplanması istenirse belirtilmesi yeterli olacaktır. Ve mesailer katsayılara göre Personel hesaplarına yansıyacaktır.
3. Ücret türü aylık veya günlük ise puantajda çalışma gün üzerinden hesaplansın: Bu parametre Personel tanımındaki Ücret Türüne bakarak, ücret türü aylık veya günlük iste maaşının günlük ücreti hesaplanıp, hesaplanan ücretin puantajda bulunan birim ücrete yansıtarak puantajı oluşturur. Şayet aylık veya günlük değil de saatlik ise, birim ücretini saatlik olarak hesaplayıp puantaja yansıtacaktır.
4. Personel Puantajı İşlem Detaylı Yansıtılsın: Puantaj bölümünde personelin geldiği günlerde varsa mesailerin veya uygulanan prim tutarların, puantajda masraflar bölümünde tanımlanan hesaplarla birlikte virman dekontlarında ayrı ayrı satırlar oluşturacaktır.
5. Personel Prim Raporları Kdv Hariçten Hesaplansın: İlgili parametre personel işlemleri yanı sıra daha çok raporlar üzerinden alınacak sonuçları kapsamaktadır. Primler raporlara varsayılan olarak Kdv dahil sonuç getirmekte. Detaylı Plasiyer Satış Prim Raporu, Tarih Bazında Plasiyer Satış Prim Raporu vb. raporlarda prim tutarları hariç veya dahil şeklinde rapora göre getirilir.