Dökümanlar

Gelen E-Fatura modülü, mükelleflerin kendilerine gönderilmiş olan e-faturaları görüntülemelerine, indirmelerine ve sistem üzerinde kayıt altına almalarına olanak tanır. Bu bölümde kullanıcı, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) üzerinden kendisine gönderilen faturaları kontrol edebilir, inceleyebilir ve gerektiğinde muhasebeleştirme işlemlerini gerçekleştirebilir.

Gelen Faturalara Erişim

• Gelen faturalarınızı görüntülemek için E-Belge → E-Fatura → Gelen Faturalar menü yolunu izleyiniz.

• Açılan ekranda, belirli tarih aralıklarına göre sorgulama yapabilirsiniz. Bunun için başlangıç ve bitiş tarihlerini seçip Listele butonuna tıklamanız yeterlidir.

• İlgili tarihler arasında tarafınıza ulaşmış tüm e-faturalar ekranda listelenecektir.

• Ayrıca “Aktarılan Faturalar Listelenmesin” parametresi seçilirse, içeriye alınmış faturalar listeleme de gözükmeyecektir.

Gelen Faturaların İncelenmesi

• Listelenen faturalardan birine sağ tıklayıp fatura göster seçeneği seçilirse  incelenebilir.

• İnceleme ekranında fatura, PDF formatında görüntülenir. Bu sayede fatura içeriklerini kolaylıkla kontrol edebilirsiniz.

• İlgili faturanın görüntülenmesi, indirilmesi veya yazdırılması mümkündür.

Gelen Faturaların Muhasebeleştirilmesi

• Gelen faturaların yalnızca görüntülenmesi değil, aynı zamanda muhasebeleştirilmesi de mümkündür.
  

• Muhasebeleştirme işlemi yapmak istediğiniz faturalardan herhangi birine sağ tıkladığınız da “Faturayı içeriye al” ya da sağ üstte ki İçeri al seçeneği seçilebilir
  Sonra ki işlem de karşınıza resimde ki gibi bir alan karşılayacaktır sizi;
  

• Bu ekran da önemli olan gelen fatura da eşleştirme yaparken stoklarınızı ve cariyi eşleştirmek olucaktır.
• Eğer Stoklarınız siz de kayıtlı ise stok alanın da çıkan Eşleşen Mal/Hizmet kodu alanından … şeklinde ki üç noktaya basıp sizde kayıtlı olan kodu ve adı ile seçmeniz gerekicektir.
  (Görselde herhangi bir stok olmadığı için o alan gözükmemekte)
  
• Eğer stoklarınız sizde kayıtlı değil ise yeni gelen stokları hemen kaydetmek için öncesinde ilk sırada ki  alana bir kere fare ile tıklayıp sonrasında Eşleşen Mal/Hizmet Kodu alanına
  fare ile sağ tıklamanız ve  çıkan ekranda ürün kodlarını otomatik/sırasıyla oluştur seçeneğini seçerseniz program sizin adınıza kodu bütün stoklar için oluşturmuş olur .
  Dipnot: Mal/Hizmet adına bir şey yazılmasına gerek yok kaydet dediğiniz de kendisi aktarırken karşı taraf hangi isim ile göndermiş ise o şekil de size aktarılmakta. Değiştirmek isterseniz
  o alana fare ile basıp yazmanız mümkün.
• Cari eşleştirme mantığı da aynı şekilde işlemektedir, eğer cari sizde olmayan biri ise cari kodu alanı kırmızı gözükmektedir, isterseniz o alan sağ tıklayıp kod oluşturabilir, yada o alan
  kendiniz kod yazabilirsiniz.(Hali hazırda olan bir kodu kullanmadığınıza dikkat etmeniz yeterlidir.)
• Cari sizde zaten var olan biri ise Cari kodu alanındaki üç noktaya basıp ordan seçebilirsiniz.
• En son işlem olarak tutar ve diğer bilgiler doğru ise kaydet dediğinizde faturayı kaydeder ve satın alma faturası ekranına sizi gönderir.
• Cariyi eşleştirdikten sonra bu alana basarak eğer İrsaliyesi varsa program evrakları eşleştirecektir. Ayrıca hemen sağında buluna buton ile de Fiyat değişikliği fişi oluşturma imkanı vermektedir kendisi.
• Sağ tıkladığınızda çıkan bu 3 alanda ise stoğun depo miktarını ayrıca giriş ve çıkış hareketlerine dair bilgileri de burada kontrol edebilirsiniz.

• Muhasebeleştirme öncesinde, fatura içeriğini doğrulamanız tavsiye edilir.

• Bu alanlarda ise size gelen faturada ki ürün adlarını ve ürün kodlarını kendinize işlemek istiyorsanız eğer bu seçenekleri kullanmanız yeterli olucaktır, gelen faturadaki ürün adlarını yada kodlarını sizde de aynı adla doldurup eşleştirme işini yapacaktır kendisi. Ayrıca yazdır seçeneğini kullanarak ayrıyeten pdf olarak görüntüleyip indirebilirsiniz.

Gelen Faturaların Arşivlenmesi

• Gelen faturalar sistem üzerinde otomatik olarak arşivlenmektedir.

• Dilerseniz faturayı bilgisayarınıza indirerek harici bir yedekleme de yapabilirsiniz.

• Arşivlenen faturalarınıza istediğiniz tarih aralığında tekrar ulaşabilirsiniz.

Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

• Gelen faturalarda carinizin bilgilerinin doğru eşleştiğinden emin olunuz. Yanlış tanımlamalar ileride muhasebe kayıtlarında karışıklığa yol açabilir.

• Faturaları muhasebeleştirmeden önce, özellikle KDV oranları, mal/hizmet kalemleri ve tutarların doğru olduğundan emin olunuz.

• Gelen faturalar üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz. Sadece görüntüleme, indirme ve muhasebeleştirme işlemleri yapılabilir.

Gelen Faturaların Otomatik Kontrolü

Bilnex E-Belge Servisi kullanıldığında, sistem belirli periyotlarla GİB portalını kontrol eder ve tarafınıza gönderilen yeni e-faturaları otomatik olarak listeye alır. Bu sayede manuel kontrol yapmanıza gerek kalmaz. Özellikle yoğun fatura trafiği olan işletmeler için bu yöntem zaman kazandırmaktadır.