Gelen E-İrsaliye modülü, mükelleflerin kendilerine gönderilmiş olan e-irsaliyeleri görüntülemelerine, incelemelerine ve sistem üzerinde kayıt altına almalarına olanak tanır. Bu bölümde kullanıcı, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) üzerinden kendisine gönderilen e-irsaliyeleri kontrol edebilir, detaylarını inceleyebilir ve gerektiğinde muhasebeleştirme işlemlerini gerçekleştirebilir.
Gelen E-İrsaliyelere Erişim
Gelen e-irsaliyelerinizi görüntülemek için:
E-Belge → E-İrsaliye → Gelen İrsaliyeler menü yolunu izleyiniz.
Açılan ekranda, belirli tarih aralıklarına göre sorgulama yapabilirsiniz. Başlangıç ve bitiş tarihlerini seçip Listele butonuna tıklamanız yeterlidir.
İlgili tarihler arasında tarafınıza ulaşmış tüm e-irsaliyeler ekranda listelenecektir.
Ayrıca “Aktarılan İrsaliyeler Listelenmesin” parametresi seçilirse, daha önce içeriye alınmış irsaliyeler listelemede gözükmeyecektir.
Gelen E-İrsaliyelerin İncelenmesi
Listelenen e-irsaliyelerden birine bir kez tıkladıktan sonra sol altta bulunan “Pdf Önizle” seçeneğini seçerseniz belgeyi inceleyebilirsiniz.
İnceleme ekranında irsaliye, PDF formatında görüntülenir. Bu sayede irsaliye içeriklerini kolaylıkla kontrol edebilirsiniz.
İlgili irsaliyenin görüntülenmesi, indirilmesi veya yazdırılması mümkündür.
Gelen E-İrsaliyelerin Muhasebeleştirilmesi
Gelen e-irsaliyeler yalnızca görüntülenmekle kalmaz, aynı zamanda muhasebeleştirme işlemleri de yapılabilir.
-
Muhasebeleştirme yapmak istediğiniz irsaliyelerden herhangi birine tıklayıp yukarı da bulunan “İçeriye Al” seçeneğini kullanabilirsiniz.
-
Karşınıza stok ve cari eşleştirme ekranı gelecektir.
Stok Eşleştirme
-
Eğer stoklarınız sistemde kayıtlı ise, Eşleşen Mal/Hizmet Kodu alanındaki üç nokta (…) butonuna basarak mevcut stok kodunu seçebilirsiniz.
Cari Eşleştirme
-
Cari sizde kayıtlı değilse, cari kodu alanı kırmızı görünecektir. Bu durumda manuel olarak kod girebilirsiniz.
-
Cari zaten kayıtlı ise, üç nokta (…) butonuna basarak mevcut cari seçilebilir.
Son adımda tutar ve diğer bilgiler doğru ise Kaydet diyerek irsaliyeyi içeri alabilir, sistemin sizi ilgili Satın Alma İrsaliyesi ekranına yönlendirmesini sağlayabilirsiniz.
Gelen E-İrsaliyelerin Arşivlenmesi
Gelen e-irsaliyeler sistem üzerinde otomatik olarak arşivlenmektedir.
-
Dilerseniz irsaliyeyi bilgisayarınıza indirerek harici bir yedekleme de yapabilirsiniz.
-
Arşivlenen irsaliyelere istediğiniz tarih aralığında tekrar ulaşabilirsiniz.
Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar
-
Gelen e-irsaliyelerde carinizin bilgilerinin doğru eşleştiğinden emin olunuz. Yanlış tanımlamalar, ileride muhasebe kayıtlarında karışıklıklara yol açabilir.
-
Muhasebeleştirme işleminden önce irsaliye içeriğini mutlaka kontrol ediniz. Özellikle mal/hizmet kalemleri ve tutarların doğru olduğuna dikkat edilmelidir.
-
Gelen e-irsaliyeler üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz. Sadece görüntüleme, indirme ve muhasebeleştirme işlemleri yapılabilir.
Gelen E-İrsaliyelerin Otomatik Kontrolü
Bilnex E-Belge Servisi kullanıldığında sistem, belirli periyotlarla GİB portalını kontrol eder ve tarafınıza gönderilen yeni e-irsaliyeleri otomatik olarak listeye alır.
Bu sayede manuel kontrol yapmanıza gerek kalmaz. Özellikle yoğun irsaliye trafiği olan işletmeler için bu yöntem ciddi zaman kazandırmaktadır.