E-Faturada olduğu gibi E-İrsaliye içinde entegratör seçimi ve diğer ayarların yapılması gönderim ve alım işlemleri için zorunlu ayarlardandır. Bu ayarların doğru bir şekilde yapılandırılması E-İrsaliyenin düzgün çalışması noktasında önem arz eder.
E-Belge \ E-İrsaliye \ E-İrsaliye Parametreleri yolu izlenerek ulaşılabilir.
Web Servis
E-İrsaliye gönderiminde entegratör firma ve ayarlarını E-Faturada olduğu gibi tanımlamak gerekir. Yine faturada olduğu gibi E-İrsaliyede de şube bazında yapılmaktadır, yani her şube için bu ayarları yeniden yapmak gerekir. Aksi halde farklı şubelere farklı posta kutusu tanımlamak mümkün olmayacaktır.
Anlaşmalı olduğunuz entegratör firmanın seçimi ile işe başlamak gerekir. Henüz hali hazırda kullanılmakta olan firmalar Fit (Foriba), EDM ve Hızlı Bilişim firmalarıdır.
Entegratör firma tarafından size sağlanmış olan kullanıcı bilgilerini sisteme girerek haberleşmenin ilk adımı tamamlanır. Entegratör firma tarafından size sağlanan gönderici adresini (PK) bilgisini ve gönderici bildirimi (GB) bilgilerini de doğru bir şekilde yazmak gerekir.
Genel Parametreler
Gerek şekil gerekse içerik olarak E-İrsaliye gönderiminde farklı işletmelerin çeşitli isteklerine cevap verebilmek için parametreler ve tanımlamalar bu alanda bulunmaktadır.
E-İrsaliye Gönderimi Aktif: E-İrsaliye gönderiminin aktifleştirilmesi için sunulmuş parametredir.
Birim Fiyat Gönderim Formatı: İrsaliyede gözükecek olan kuruş hanesi burada tanımlanır.
E-İrsaliye Carilerinin Güncellenmesi E-İrsaliye Mükellefi Olmayan Carileri Güncellesin: E-İrsaliye mükellefi olan carilerin posta kutusu gibi bilgilerini entegratör firmalar üzerinden güncellerken Bilnex üzerinde sadece E-İrsaliye mükellefi olmayan cariler güncellensin isteniyor ise bu seçenek işaretlenmeli. Yani Bilnex’te tanımlı bir cari E-İrsaliye mükellefi ise ve posta kutusunda bir değişiklik olmuş ise ve bu seçenek işaretli ise yeni posta kutusu otomatik olarak güncellenmez ve bu durum E-İrsaliye gönderiminde sorun olarak karşınıza çıkar.
Bu parametrenin işaretli olmaması tavsiye edilir. Ancak Şubeli müşterileriniz var ise ve posta kutularını kendiniz belirleyerek gönderiyor iseniz işaretleyerek kullanılabilir.
Program Açılışında E-İrsaliye Carilerini Güncelle: Bu parametre işaretliyse her açılışta ekrana bir uyarı penceresi gelecektir. Gelen pencerede Evet denilirse E-İrsaliye carilerini günceller.
E-İrsaliye Gönderiminde Cari Adı 2 Cari Unvanı Sonuna Eklensin: Bu parametre işaretliyse irsaliyeye Cari Kartlarındaki Cari Adı 2 kısmını ekler.
E-İrsaliye Numarası Takibi Yapılsın: E-İrsaliye numarası; aynı E-Fatura & E-Arşiv Faturada olduğu gibi gönderim anında entegratör web servisleri tarafından anlık üretilir ve programımız bu bilgiyi gönderilen faturaya otomatik yazar. Fakat bu seçenek ile E-İrsaliye numaralarının kullanıcı tarafından belirlenip bu numaralar ile gönderimi sağlanır. Hemen altındaki Ön Ek bilgilerine kullanılacak olan E-İrsaliye seri bilgilerinin yazılması gerekir. Birden fazla seri kullanımı söz konusu ise aralarına noktalı virgül koymak gerekir.
Yukardaki görselde görüldüğü gibi seçilen carinin E-İrsaliye mükellefi olması durumunda göre faturada E-İrsaliye No alanında bulunan üç nokta (…) butonuna basınca seriler otomatik gelecektir ve seçilen serinin sıradaki numarası otomatik verildikten sonra gönderimi de bu seri ile yapılacaktır.
Varsayılan Kara Yolu Araç Plakası: İrsaliye gönderiminde gönderim şekli Karayolu ise araç plakası belirtmek zorunludur. Eğer sürekli aynı plakaya sahip bir araç kullanıyorsa buradan varsayılan olarak ayarlanabilir.
İrsaliye Notları
Genel olarak fatura görselliğinin düzenlenmesi için geliştirilmiş olan bölümdür. Bir çok açıklama ve detay eklenmesine olanak sağlar.
Sabit Açıklama 1,2,3,4,5 : Fatura üzerine standart olarak gönderilmesi istenilen bilgiler bu alana yazılabilir.
Yazıyla Toplam İrsaliye Notlarına Eklensin: Yazı ile yekûn tutarının fatura altına not olarak eklenmesini sağlar.
İrsaliye Açıklamaları & İrsaliye Genel Açıklaması Notlara Eklensin: Bu parametreler işaretliyse irsaliye içeriğindeki açıklamalar irsaliye notlarına eklenir.
İrsaliye İşlem Döviz Kuru Notlara Eklensin: Bu parametre işaretliyse evrak döviz kuru irsaliyeye eklenir.
İrsaliye Satırlarındaki Döviz Kurları Notlara Eklensin: Bu parametre işaretliyse Türk Lirası üzerinden yapılmayan satışlarda kullanılan dövizin kuru fatura notlarına eklenir.
İrsaliye Satırlarının Döviz Fiyatları Satır Notlarına Eklensin: Bu parametre işaretliyse irsaliye satırlarındaki ürünlerin döviz fiyatları satır notlarına eklenir.
İrsaliye Depo Kodu Adı Notlara Eklensin: Bu parametre işaretliyse irsaliye içerisinde seçilmiş olan Depo Kodu irsaliyede notlara eklenir.
İrsaliye Departman Kodu Adı Notlara Eklensin: Bu parametre işaretliyse irsaliye içerisinde seçilmiş olan Departman Kodu irsaliyede notlara eklenir.
İrsaliye Proje Kodu Adı Notlara Eklensin: Bu parametre işaretliyse irsaliye içerisinde seçilmiş olan Proje Kodu irsaliye notlara eklenir.
İrsaliye Personel Kodu Adı Notlara Eklensin: Bu parametre işaretliyse irsaliye içerisinde seçilmiş olan Personel Kodu irsaliye notlara eklenir.
Önceki Bakiye Notlara Eklensin: Bu parametre işaretliyse carinin söz konusu irsaliyeden önceki bakiyesi irsaliye notlarına eklenir.
Son Bakiye Notlara Eklensin: Bu parametre işaretliyse carinin söz konusu irsaliyeden sonraki bakiyesi irsaliye notlarına eklenir.
Vade Tarihi Notlara Eklensin: Bu parametre işaretliyse irsaliyenin içerisinde belirlenen vade tarihi irsaliye notlarına eklenir.
Seri No’ları Fatura Altı Notlarına Ekle: Bu parametre işaretliyse irsaliyenin seri numarası irsaliye notlarına eklenir.
Seri No’ları Satır Notlarına Ekle: Bu parametre işaretliyse irsaliyenin seri numarası satır notlarına eklenir.
İrsaliye Satır Notlarına Eklenecek Stok Kartı Alanları: Bu parametre de satır notlarına eklenilmesi istenen Stok Kart Alanları girilerek satır notlarına eklenmesi sağlanır. (Örn. Açıklama, Kodu, Adı2 gibi)
İrsaliye Satır Notlarına Eklenecek Fatura Detay Alanları: Bu parametre de satır notlarına eklenilmesi istenen Fatura Detay Alanları girilerek satır notlarına eklenmesi sağlanır.
Stok Kodunda Birim Barkodunu Gönder: Stok kodunda, stok kodu yerine barkod göstermek isteniyorsa bu parametrenin aktif edilmesi gerekmektedir. Aktif edildiği taktirde artık stok kodu yerine ürün barkodu gösterilecektir.