Alış faturalarının izlendiği, eklendiği veya düzenlenip silindi modüldür. Genel işleyişi itibariyle bakıldığında bu alan resmileşmiş alış işlemleri hemen alt menüsü olan Satınalma Fişleri ise sonradan resmileşecek alış işlemleri için kullanılmalıdır. Satınalma Fişlerinin Satınalma Faturalarına aktarımı tek tek veya toplu bir şekilde yapılması mümkündür. Bu konuda daha fazla ayrıntı için Satınalma Fişleri bölümüne bakınız.
Yukarda da bahsedildiği üzere bu listede Tarih kriteri alanında farklı periyodlar (Tüm Kayıtları, Bu Ay, Bu Yıl, Geçen Ay vs. gibi çeşitli seçenekler mevcut) seçilerek istenilen tarih aralığındaki kayıtları görmek mümkündür. Burada anlatılan filtreleme mantığı tüm evrak listelerinde geçerlidir.
Aynı zamanda formun sağ üstünde listelenen kayıtları farklı ortamlara (Excel, text vs.) aktarmakta çok kolay bir şekilde yapılabilmektedir.
Satınalma Faturaları modülüne gelerek yeni bir fatura girilme istendiğinde sol üstte bulunan
butonuna tıklanılır. Daha önceden girilen faturayı düzenlemek için 
, yalnızca faturayı görmek isterseniz 
butonuna tıklamanız yeterli olacaktır. Bu bölümde alınan stokların ve masrafların faturalarının girildiği modüldür.
Satınalma Faturaları bölümünü sağ üst köşesinde 
bölümü ile faturalarınızı detaylandırabilirsiniz. Tıklandığı halde aşağıda seçenekler belirecektir. İşlevleri aşağıda detaylı bir şekilde anlatılmıştır.
F10 listesi programda çoğu yerde kullanabileceğiniz bir kısayoldur. Bu seçeneği yanında üç nokta içeren tüm kutucuklarda kullanabilirsiniz. Kutucuk üzerinde F10 tuşuna veya Listeden Seç seçeneğine tıklanırsa seçecek olacağınız tüm stokları, carileri vs. lis te halinde sunacaktır. Buradan ister seçebilir, ister yeni kayıt ekleyebilir isterseniz de kaydı düzenleyebilirsiniz. Örneğin;
Faturaya eklemiş olduğunuz stoklarda yeni bir satır oluşturdunuz, ve stoku seçmek için listeden bulmak istiyorsunuz. Yeni satırda boş bir kutucuğa gelerek “F10” kısayolunu kullanır iseniz stokların bulunduğu liste gelecektir. Bu listeden stok seçebilir, ekleyebilir veya düzenleyebilirsiniz.
Bu seçenek ile faturaya girmiş olduğunuz stok, masraf veya hizmetin yeni bir satır oluşturduğunuzda miktarı hariç tümünü aşağıya aynen kopyalar.
Araya Satır ekle seçeneği; seçmiş olduğunuz satır ile üstteki satır arasına yeni boş bir satır ekler. “Insert” kısayolu ile daha hızlı işlem yapmanıza yardımcı olur.
Bu seçenek ile eklemiş olduğunuz satırlarda herhangi bir ürün arayacaksanız “F3” kısayolu ile veya seçeneğe tıklayarak arama yapacağınız pencere görüntülenecektir.
Seçmiş olduğunuz satırını üzerinde “F3” tuşuna basarak, seçilen satırın bulunduğu kolondaki arama yapacağınız kelimeyi veya kodu girmeniz için “Hızlı Arama” penceresi açılacaktır. Buradan arama yapacağınız kodu veya kelimeyi yazarak kolondaki aranan kriterlere uygun tüm seçenekleri sunacaktır. Her “Bul” seçeneğine tıkladığınızda bir sonraki satırdaki arama kriterini görüntüleyecek. Pencerede bulunan “Arama Yönü” ile ister aşağı ister yukarı isterseniz tümü diyerek arama yönünü belirleyebilirsiniz.
Bu seçenek ile yeni bir satır ekleyebilirsiniz. İşinizi en çok kolaylaştıran seçenektir. Shift+Enter kısayolu ile seri bir şekilde yeni satır ekleyebilirsiniz.
Ekli Dosyalar ile faturaya ilişkilendirmek isteyeceğiniz program dışındaki dosyayı seçebilirsiniz.
Ekli dosyalar seçeneğine tıkladığınızda “Ekli Dosya Yöneticisi” bölümü gelecektir. Burada “Dosya Ekle” seçeneği ile BilnexV3 dışında bulunan faturayla ilişkili dosyayı seçebilirsiniz. “Dosya Aç” ile dosyayı açabilir, “Dosya Sil” ile silebilirsiniz.
Etliket Yazdır Seçeneği ile faturaya eklenen stokların etiketini oluşturabilirsiniz. Ekrana tıklandığı anda;
“Yazdırma Seçenekleri” penceresi açılır. Buradan ister seçilen satırı, isterseniz tüm satırları yazdırabilirsiniz. “Tüm Satırları Yazdır” seçeneği ile faturadaki satırların tümün girilen miktarı ile birlikte etiket yazdırılmasını sağlar. İsterseniz tüm satırları miktarını göze almadan 1(bir) adet yazdırmasını “Tüm Satırları Bir Adet Yazdır” seçeneği ile yazdırabilirsiniz. Yalnızca seçtiğiniz stokun etkeni miktarı olarak veya yalnızca bir adet yazdırabilirsiniz. “Önizleme Yapılmasın” seçeneğini işaretlerseniz etiketi bilgisayarınızda görmeden yazdırmanızı sağlar. Tasarım bölümü ile tanımlı olan etiketler arasında hangi etiket türünü yazdırmak isterseniz seçebilirsiniz. “Tasarımı Düzelt” seçeneğini bayiniz tarafından yardım isteyebilirsiniz.
Kaydet seçeneği ile girmiş olduğunuz faturayı kaydedebilirsiniz. Aynı şekilde “Alt+A” veya “Alt+K” kısayolu ile de bu işlemi gerçekleştirebilir veya faturanın sağ alt köşesinde bulunan “Kaydet” seçeneği ile de bunu yapabilirsiniz.
“SMS Gönder”i kullanarak cariler, cari yetkilileri, personeller ve fihristteki tanımlı cep telefonlarına mesaj gönderebilirsiniz. Bunun için anlaşmalı sms firmalarından abonelik almanız yeterli olacaktır.
Seçeneğe tıkladığınızda yukarıdaki pencere açılır. Buradan gönderici tanımlı ise Satır Sonu simgesi yardımı ile seçebilir, Alıcı Ekle bölümü ile yeni bir alıcı ekleyebilirsiniz. Alt satıra numara yazarak “Numara Ekle” seçeneğine tıklayıp göndermek istediğiniz kişileri seçebilirsiniz. Alt kısımda bulunan Şablon bölümü ile hangi türde mesaj göndermek istediğinizi seçiniz. Seçtiğiniz pencerenin altında şablona ait gönderilecek mesaj belirecektir.
İleri Tarihli Sms Gönder kutucuğunu onaylarsanız yanında hangi tarihte gönderecekseniz seçebileceğiniz bir tarih parametresi gelir. Sms gönder diyerek SMS’i gönderebilirsiniz. Üst taraftan “Sms Şablonları” bölümüyle göndereceğiniz smslere kalıcı olarak mesaj yazarak düzeltmenizi sağlar.
Buradan göndereceğiniz mesajları düzenleyebilir, yeni bir mesaj türü oluşturabilir veya mevcut mesaj türünü silebilirsiniz. Köşeli parantez ([ ]) ile belirtilen şekilde yazılırsa mesajı gönderdiğinizi carinin bakiye bilgisini, adını, tarihini vs. otomatik olarak program güncel durumu getirecektir. Aşağıdaki şablonlardan birine tıklayarak şablon üzerinde değişiklik yapabilir, şablonun ismini değiştirebilir veya silebilirsiniz. Rapor kısmında ise gönderilen eski tarihli mesajların gönderilip gönderilmediğini, kime gönderildiğini veya hangi tür mesaj gönderildiği bilgisi verilmekte.
Export seçeneği ile faturayı farklı bir formatta BilnexV3 dışına aktarmasını sağlar. Tıklandığında;
Programdan faturayı dışa aktaracağınız konumu seçebilir, ismini değiştirebilir ve kaydedebilirsiniz. Daha sonra bu programı “Import” bölümü ile BilnexV3’e tekrar gönderebilirsiniz. Import bölümü için alt metne göz atınız.
Daha önceden “Export” seçeneği ile aktarılan faturayı tekrar faturaya aktarabilirsiniz.
Export seçeneği ile aktardığınız dosyayı seçip “Aç” seçeneğine tıklarsanız faturaya stoklar, masraflar veya hizmetler aktarılacaktır. Burada dikkat edilmesi gereken husus; Faturadan export işlemi yapılan evrak, daha sonra Satınalma İrsaliyesi veya Satınalma Fişi’ne aktarılmaz. Bunun için “Evraktan Aktarım” menüsünden aktarım daha uygun olacaktır.
Girmiş olduğunuz faturayı Microsoft Excel’e aktarır. Export’taki işlem ile aynı şekilde excele aktardığınız faturanın dosya konumunu seçip “Kaydet”e tıklamanız yeterli olacaktır.
Faturaya girmiş olduğunuz satırların tümünü kopyalamaya yarar.
Kopyalamış olduğunuz satırları yapıştırma işlemini gerçekleştirir.
Satırları Kopyala seçeneğine tıklandığında veya Ctrl+Alt+V kısayolu kullanıldığında kopyalayacağınız satırları görüntüler. İsteğe bağlı olarak tabloda boş olan kutucuğa sağ tıklayarak yeni bir kolonda seçeceğiniz satır bilgisine göre yeni değerler girebilirsiniz. Ardından Kaydet’e tıklayarak aktarılmasını bekleyip aktarım bitince kapatabilirsiniz.
Liste Tasarımı ile faturaya yeni bir kolonda eklemek istediğiniz kriteri ekleyebilirsiniz.
Bu ekranda eklemek istediğiniz kolon isminin sol kısmında bulunan kutucuğu işaretlemeniz veya direkt üzerine çift tıklayarak onaylayabilirsiniz. Sağ üstte bulunan boş alanı kullanmak için kolon olarak eklenen seçeneği bir kez tıklayıp boş kutucuğa vermek istediğiniz ismi yazıp Kolon İsmini Değiştir butonuna tıklayarak kolon ismini kendiniz verebilirsiniz.”Kolonları Sığdır” seçeneğini kullanarak faturadaki kolonların tümünü orantılı olarak ekrana sığdırır.
Aktif Kullanıcı İçin Kaydet Seçeneği ile faturayı girdiğiniz kullanıcının faturalardaki liste ayarlarını sabitleyerek kaydetmesini sağlar. Tüm kullanıcılar İçin Kaydet Seçilirse programa tanımlı tüm kullanıcılar artık aynı liste tasarımı üzerinden işlem yapmaya başlayacaktır. Aktif Kullanıcıyı Sıfırla; yalnızca faturayı girmiş olduğunuz kullanıcı üzerindeki liste tasarımlarını varsayılana dönüştürecektir. Tüm Kullanıcılar Sıfırla işlemi ise tanımlı kullanıcıların tümünde liste ayarlarını varsayılana çevirir.
Faturaya girmişi olduğunuz ürünlerin ve kolonunun yazı tipini ve boyutunu değiştirmek isterseniz alt kısmında bulunan Başlık&Kolon Fontu ile Başlık&Kolon Font Boyutu’ndan değiştirebilirsiniz. Başlığın Font ve Arka Plan Rengini de değiştirmeniz mümkün.
Bu özellik ile evraklarda gerek satır bazında gerekse de evrak bazında programda olmayan yeni alanlar tanımlayabilir ve bu alanlara veri girişi yapabilirsiniz. Oldukça fonksiyonel olan bu özellik ile tarih, string, listeden seçimli vs. gibi alanlar tanımlayarak kullanıcının veri girişini daha kolay ve sorunsuz hale getirebilirsiniz. Alt + F ile girdiğini bu formda en az 1 alan tanımlı ise aşağıdaki gibi veri giriş ekranı otomatik açılacaktır.
Önceden tanımlı alanlar mevcut ise yukardaki gibi İşlemler ==> Alan Tanımları seçenekleri ile aşağıdaki tasarım formuna ulaşabilir, burada da yeni alanlar tanımlayabilirsiniz.
Faturaya daha önceden kaydettiğiniz Teklif, Sipariş, İrsaliye, Satınalma İsteği ve Faturadan yeni oluşturduğunuz faturaya aktarılmasını sağlar.
Stok Fiyatları:
Seçili Stok Kartına Ait Giriş Hareketleri(Ctrl+F11): Bu seçenek, daha önceden stok kartında eğer giriş hareketleri varsa liste halinde sunacaktır.
Seçili Stok Kartına Ait Çıkış Hareketleri(Ctrl+F11): Stok kartlarında çıkış hareketleri var ise listelemesini sağlar.
Cari Bilgilerini Değiştir(Ctrl+F4): Carinin isim, adres, telefon, mail adresi vs. değiştirilmesini sağlayan hızlı pencere.
Seri Barkod Girişi(Ctrl+G): Bu seçenek aktif hale getirilirse; barkod okutarak seri şekilde stokları giriş yapılmasını sağlar.
Yuvarlama(Alt+T): Yuvarlamak istediğiniz fiyatı girerek gelen yuvarlama seçeneğini size uygun olanı seçerek faturalandırmada gene yuvarlama yapmasını sağlar.
Satır Ek Bilgileri(F7): Seçilen satır için ek olarak indirimler ve açıklama girilmesini sağlar.
Hızlı Fatura Girişi(Alt+H):
Tevkifat Değiştirme: tevkifat, yapılan her hizmet ve ya satışı gerçekleştirilen her üründe yapılamaz. Tevkifat uygulanabilecek işlemler, Bakanlar Kurulu tarafından belirlenmiştir. Programda tevkifat türünü seçerek kayıt girebilir tüm satırlara uygulayarak tevkifat türünü değiştirebilirsiniz.
Vergi Değiştirme(Ctrl+Alt+D): Satırların tümüne seçilen KDV türünü uygular.
Fiyattan KDV Çıkar(Ctrl+K): Seçilen satırın fiyatından KDV oranını düşürür.
Tüm Satırların Fiyatlarından KDV Çıkar(Ctrl+Alt+K): Tüm satırların KDV’sini fiyattan düşürür.
KDV Ekle/Çıkar: satırlardan kdv ekler/çıkarır.
Evrak Maliyeti(Shift+Ctrl+M): Satırlardaki ürünlerin Net Fiyat, Net Tutar, Maliyet Fiyatı ve Kâr-Zarar oranını listeler.
Hızlı Stok Ekle:
Depolara Göre Stok Miktarları(F6): Bu seçenekle; Depoları, Giren Miktar, Çıkan Miktar, Kalan Miktar, Satış Sipariş Miktarı, Satınalma Sipariş Miktarı, Satış Siparişi Sonrası Kalan Miktarı ve Satınalma Siparişi Sonrası Kalan Miktarı ile ilgili detaylı bilgiler veren bir arayüzdür.
Birim Değerleri(Ctrl+F6): Seçilen satırın birimi ve miktarı ile detaylı bilgi sunar.
Cari Seç(Alt+C): Cari seçmeniz için cari kodu bölgesine yönlendirir, yonlendirildikten sonra “F10” kısayol tuşu ile cari seçilir.
Fiyat Değişikliği Fişi Oluştur: Hızlı menü olarak fiyat değişikliği fişi oluşturulmasını sağlar.
Bu bölmeden faturanın türü hangisi ise seçebilirsiniz.
Buradan hareket tipini seçebilirsiniz. Hareket tipi olarak normal ve iade mevcuttur. Normal bir fatura ise program otomatik olarak getirir, iade eise satır sonu simgesi ile “İade” seçeneğini kullanabilirsiniz.
Bu bölmede fatura vadeli bir satış yapıldığında “Açık” seçeneği seçilir. Peşin ödemeli satış ise “Kapalı” seçeneği seçilir. Kapalı seçeneği seçilirse Kasa seçmeniz gerekmektedir
Sözleşme evraklarınızı numaralandırabilirsiniz. Sıra bölümünü program fatura sayısına göre otomatik sıralandıracaktır. Farklı bir sıra numarası girilebilir. E-fatura ile çalışıyorsanız e-fatura No’nuzu buraya yazabilirsiniz.
Faturayı girebilmeniz için öncelikle cari girmeniz gerekmektedir. Cari kodu bölmesine kodunu yazarak veya “F10” kısayolunu kullanabilir, üç nokta simgesine tıklayarak listeye ulaşarak cariyi seçebilirsiniz. Cari Adı bölmesinden ismini yazabilir veya satır sonu simgesine tıklayarak cariyi seçebilirsiniz.
Burada seçtiğiniz cari ile çalıştığınız dövizi ve kurunu görebilir, Ödeme gününü ayarlayabilir ve Ödeme tarihi seçebilirsiniz.
Fiyat Kodu bölmesinden hangi türden fiyatlandırmak istiyorsanız seçebilirsiniz.
Fatura bir projeye aitse seçebilir, Departman ve Personel tanımlı ise seçebilirsiniz. Hangi Depoyu kullanacağınıza karar verebilir ve KDV şeklinin harici mi dahili mi olduğunu belirleyebilirsiniz.
Bu fatura bir Masraf, Hizmet veya Stok satınalma faturası olabilir. Buradan hangi türden giriş yapılacağını seçip Kodu-Barkodu bölmesine geçebilirsiniz. Barkod okuyucunuz var ise barkod okutabilir, yok ise üç nokta simgesi veya “F10” kısayol tuşunu kullanarak stok seçebilirsiniz. Stok belirledikten sonra sizi Miktar bölümüne aktaracaktır, kaç adet ise yazıp birimini değiştirebilir mevcut fiyatında değişiklik yapabilir, Döviz cinsini ayarlayabilirsiniz. Döviz seçtiyseniz program otomatik olarak döviz kurunu getirecektir. Stok Kartları’ndan KDV’si nasıl belirlendiyse otomatik olarak KDV yüzdesi gelir, müdahale edebilirsiniz. Her satıra ayrı olarak indirim uygulayabilir, birden fazla indirim olarak da tekrarlayabilirsiniz.
Bu bölümde faturaya genel indirim uygulayabilirsiniz. Gerek oran gerekse de tutar olarak indirim uygulanabilir. Evrak geneline 3 ayrı indirim uygulayabilirsiniz. ÖTV varsa girebilir, KDV oranlarını düzenleyebilirsiniz. Genel toplam bölümünde uygulanan indirim ve vergi değişikliği sonucu oluşan toplam fiyatı görebilirsiniz.
Açıklamalar bölümünde ek olarak açıklamalar girebilir faturayla ilişkili evraklarınız var ise görebilirsiniz.
Cariye ait adres bilgilerini girebilir fatura ile ilgili sevk adres bilgilerini ayrıca girebilirsiniz. Cari hesabının Yetkilisini sağ taraftaki kutucuğa tanımlı değilse tanımlayabilir, tanımlıysa seçebilirsiniz.
Kayıt Bilgileri bölümüyle faturayı kilitleyerek fatura üzerinde değişiklik yapılamaz ve yalnızca incelenebilir olmasını sağlayabilirsiniz. Aktif-Pasif’i seçerek faturayı aktif veya pasif olarak değiştirebilirsiniz. Kayıt geçmişinde oluşturan kullanıcıyı,son değiştiren kullanıcıyı ve bunların tarihlerini görebilirsiniz. Yetki seviyes kullanıcılar arasında yönetici olarak atanan kullanıcı tarafından belirlenen diğer kullanıcıların bu fatura üzerinde ne kader yetkisi olduğunu belirleyen 100 üzerinden hesaplanan yetki seviyesidir. Transfer yapılsın kutucuğu, iki Bilnex kullanıcısı arasında aynı stoklar var ise fatura transferi yapılabilir kılar.
Faturada seçmiş olduğunuz carinin döviz cinsi burada görünmemektedir, değiştirilebilir. İlgili tarihin döviz kurları girilmiş ise bu alana cari döviz kuru otomatik gelecektir. Girmekte olduğunuz evrakın kuru tanımlı kurdan farklı ise kuru değiştiriniz. Döviz cinsi TL ise Döviz Kuruna müdahale edilmemelidir. Mutlaka 1,00 olmalıdır.
Burada eklenen faturaların tümünün genel toplamını, ara toplamını, Toplam İndirim, Net Toplam, KDV Toplam, Tevkifat oranını ve işlem dövizinin toplam hesaplamalarını gösterir. Buraya müdahale edilemez.
İşlem tamamlanınca “ALT+K” kısayolu veya “KAYDET” Butonuna tıklanarak evrakı kayıt edin.