Çek Giriş Bordrosu
Herhangi bir şekilde çekin işletmeye girişi söz konusu olduğunda çek giriş bordrosu kullanılır. Müşteriden alınan çekler, Avukattan geri gelen çekler, cari hesaptan karşılıksız ya da normal iade çek alınması, bankaya verilen çekin herhangi bir şekilde geri iade alınması gibi işlemleri çek girişlerine örnek verebiliriz.
Bilnex’in bütün formlarında olduğu gibi çek giriş bordrosunda da ilk açılan listede kayıtlı olan çek hareketleri gelecektir. Yeni çek girişi yapmak için Ekle ( ALT + E ) butonunu tıklayınız.
İşlem Tipi: Bu seçenek ile çek girişi işleminin türü belirlenmektedir. Başka bir deyişle çek işletmeye nasıl giriyor? Sorusuna cevaptır. İşlem tipi alanı sonraki aşamalar için ve hesapların doğru entegrasyonu için oldukça önemlidir. Yapılmakta olan çek giriş işleminin türüne göre uygun olan seçenek belirlenmelidir.
Cari Hesaptan: Normal şartlarla cari hesaptan (müşteri, satıcı vb.) alınan çeklerin girişi işlemi için kullanılır.
Cari Hesaptan Portföye İade: Daha önceden cari hesaba verilmiş olan müşteri çekinin ya da kendi çekimizin geri iade alınması işleminde kullanılır. Bu seçenek ile işlem gören çekin son durumu Portföyde olur.
Cari Hesaptan Karşılıksız İade: Cari hesaptan portföye iade ile aynı mantıkta çalışır, fakat bu seçenek sadece çek karşılıksız çıkmışsa kullanılır. Normal iade işlemlerinde Cari hesaptan portföye iade kullanılmalıdır.
Avukattan Karşılıksız İade: Daha önceden cari hesaptan karşılıksız iade ile alınan yada portföydeki çekin karşılıksız çıkmış olması ile çek işlem bordrosunda portföyden karşılıksız portföye alınan çeklerin avukata (icraya) gönderilmesi işlemidir.
Bankadan Portföye İade: Bankada tahsilde (takasta) bekleyen çekin geri alınması işlemi için kullanılır.
Bankadan Karşılıksız İade: Yine bankada tahsilde ( veya takasta) bekleyen çekin geri alınması işlemi için kullanılır. Fakat bu seçenekte çekin vadesinin gelmiş ve tahsil edilememiş yani karşılıksız çıkmış olması gerekir.
Seri / Sıra : Evrak seri ve sıra numarası girilir. Kullanılmakta olan matbu bir evrak var ise üzerindeki numaralar kullanılabilir.
Tarih: Çek giriş işleminin gerçekleştiği tarih yazılır.
Açıklama: Girişini yapmakta olduğunuz çek giriş işlemine özel bir açıklama yazabilirsiniz.
Hesap Cinsi: Hesap cinsi İşlem Tipi alanında yapılan seçime göre otomatik olarak değer almaktadır. Mesela; “Cari Hesaptan” seçilmiş ise “Cari” ve “Personel” değerleri gelecektir. Bu değerlerden cariden ve personelden çek girişi yapılabileceğini anlıyoruz. Yine bu alanda “Bankadan Portföye İade” seçilmiş ise sadece “Banka” değerini göreceksiniz.
Hesap Kodu: İşlem yapılmak istenen Cari, Personel, Banka gibi kartları kodundan seçmek için kullanılır. Seçim için F10 tuşu ya da alanın yanındaki küçük buton kullanılır.
Hesap Adı: İşlem yapılmak istenen Cari, Personel, Banka gibi kartları adını yazarak seçmek için kullanılır. Seçim için aradığınız hesap adının birkaç harfini yazdığınızda otomatik seçecektir. Ya da F10 tuşu ile listeden seçim yapabilirsiniz.
Döviz Cinsi: Hesap kodu yada adından seçilen kartın döviz cinsi otomatik döviz cinsi alanına gelecektir ve müdahale edilmesi söz konusu değildir.
Döviz Kuru: Döviz cinsinde seçilen dövizin kuru otomatik gelecektir. Bu evraka özel değiştirilebilir. Döviz Cinsi TL ise Döviz Kuru 1,00 olmalı bu alana 1,00 dışında bir rakam yazılmamalı, aksi halde raporlarda tutarsızlık olacaktır.
Proje : Bütün evraklarda olduğu gibi Çek Giriş Bordrosunda da standart olarak proje girişi yapılabilmektedir. Çek Giriş evraklarını gruplamak ve bu detayda raporlar alabilmek için kullanılabilir.
Departman: Departman bazında evrak girişi yapıyorsanız. F10 tuşunu kullanarak lütfen ilgili departmanı seçiniz.
Depo: Standart olarak bütün evraklarımızda depo seçeneği görünmektedir. Çek Giriş Bordrosunda da depo seçimi gereksizdir, bu yüzden boş geçilmelidir.
Personel: İşlemi yapan kullanıcının belirlenmesi için kullanılabilmektedir. Tamamen raporlama amaçlıdır.
1:Genel Bilgiler
Diğer evraklardan farklı olarak çek işlemlerinin tamamında (Çek Kartları, Çek Girişi, Çek Çıkışı ve Çek İşlem Bordrosu) giriş yapmak için işlem butonları (alttaki butonlar) kullanılmaktadır. Hiç bir şekilde alanlara direk giriş yapılması söz konusu değildir.
Girilen evrakın türüne göre İşlem Butonları otomatik olarak aktif veya pasif olmaktadır. Yukardaki örnekte Cari hesaptan çek girişi yapıldığı için yalnızca Müşteri çeki 
butonu aktif olmuştur. Henüz kayıt olmadığı için Düzelt butonu kapalı görünmektedir. Çek girişi yapmak için F5 butonuna bastığınızda çek bilgilerinin girildiği Çek Kartı ekranı açılacaktır.
Türü: Müşteri Çeki ve Kendi Çekimiz seçenekleri bulunmaktadır. Müşteriden aldığınız çekler için Müşteri Çeki. İşletmenize ait olan çek defterinizden yazarak karşı cari hesaba verdiğiniz çekler içinde Kendi Çekimiz seçeneği kullanılacaktır. Bu seçenek bur da programınız tarafından belirlenmektedir. Müdahale edilememektedir.
Portföy No: Programınız tarafından otomatik olarak üretilen takip numarasıdır. Müdahale edilemez. Aşağıdaki örnekte program M2011-0000009 numarasını vermiştir. M harfi müşteri çeki olduğunu, 2011 çekin ait olduğu yılı, 0000009 da çek sıra numarasını ifade etmektedir.
Vade Tarihi: Çekin vadesi ( Ödeme Tarihi ) yazılır.
Çek No: Çek defterinin üzerinde banka tarafından verilen çek numarası yazılır.
Düzenleme Tarihi: Çekin kayıt edildiği tarih ya da çekin düzenlendiği tarihtir. Çek giriş bordrosundaki evrak tarihi bu alana otomatik gelecektir ve müdahale edilemez.
Keşide Yeri: Çek üzerindeki keşide yeri bu alana yazılır. Çekin ödeme yerini ifade eder.
1: Genel Bilgiler
Çekin Durumu
Durumu: Çek giriş bordrosu düzenlemesi sebebiyle bu alan otomatik “Portföy” olacaktır. Durumu ile ilgili daha detaylı bilgi için Çek Kartlarına bakınız.
Bulunduğu Yer: Çek Giriş Bordrosundan giriş yapıldığı için “Bulunduğu Yer” alanı otomatik değer almaktadır. Müdahale edilemez.
Kodu: Yine Çek Giriş Bordrosundan giriş yapıldığı için otomatik değer alır. Müdahale edilemez.
Banka Hesap Bilgileri
Banka Kodu: Sadece Türü “Kendi Çekimiz” olduğunda kullanılabilir. Bu alanda verilen firma çekinin hangi bankaya ait olduğu bilgisi seçilmektedir.
Banka Adı: Kayıt etmekte olduğunuz müşteri çekinin banka adını bu alana yazınız.
Şube Kodu: Çekin banka şube kodunu yazınız.
Şube Adı: Çekin Banka şube adını yazınız.
Hesap No: Çekin ait olduğu banka hesap numarasını yazınız.
IBAN No: Çekin ait olduğu banka IBAN numarasını yazınız.
Vergi / TC No: Yine çek üzerinde yazan, çekin sahibinin vergi numarası ya da TC kimlik numarası bu alana yazılır.
Borçlu / Alacaklı Bilgisi
Cari Cinsi: Cari ve Personel seçenekleri bulunmaktadır ve çek giriş bordrosundaki bilgilerden otomatik değer almaktadır. Müdahale edilemez.
Cari Kodu: Müşteri çeki ise çekin kimden alındığı, Kendi çekimiz ise çekin kime verildiği bilgisi bu alanda takip edilmektedir. Ancak Çek Giriş Bordrosundan bu bilgiler otomatik getirildiği için burada bu alana Müdahale edilemez.
Cari Adı: Cari Kodu ile aynı özellikleri taşır. Müdahale edilemez.
Asıl Borçlu: Müşteriden alınan çekin gerçek borçlusu farklı bir kişi ya da firma ise çek üzerinde yazan çekin gerçek borçlusu yazılmalıdır.
Tutar Bilgileri
Çek Tutarı: Çekin tutarını yazınız.
Döviz Cinsi: Çek girişi yapılmakta olan cari hesabın döviz cinsi bu alana otomatik getirilmektedir. Fakat değiştirilmesi mümkündür. Mesela TL çalışılan bir cari hesaptan USD çek alınmış olabilir, bu durumda döviz cinsinde USD seçilmesi gerekir.
Döviz Kuru: Dövizli bir çek giriş yapıyorsanız döviz cinsinde seçtiğiniz döviz biriminin kurunu yazınız.
TL Tutarı: Dövizli çeklerde çekin TL karşılığı burada gösterilecektir.
Ödenen Tutar: Çek tutarının ödenen ya da tahsil edilen tutarının yazıldığı alandır. Çekin tamamı ödenebileceği gibi bir kısmının da kapanması söz konusu olabilir.
Ödenen (TL): Bu alana programınız tarafından değerler otomatik olarak getirilmektedir. Müdahale edilemez.
Kalan Ödeme (TL): Çekin ödenen tutardan sonra kalan yani ödenmesi gereken tutar otomatik olarak getirilmektedir. Müdahale edilemez.
2: Açıklamalar
Açıklama : Her biri 40 karakterden oluşabilecek 5 ayrı açıklama alanı mevcuttur. Girilen çek evrakları ile ilgili açıklama girmek için kullanılmaktadır.
3: Çekin Tarihçesi
Çek kartlarının 3. sekmesi olan Çekin Tarihçesi formunda ilgili çekin hareketleri listelenmektedir. Bu ekran sayesinde çekin giriş ve çıkış hareketlerini özet bir şekilde inceleyebilirsiniz. Dahası istediğiniz hareket satırının üzerindeyken çift tıkladığını da yada Kayıt detayı butonunu tıkladığınızda ilgili evrak açılacaktır.
Çek ile ilgili tüm detayların girildiği çek kartı formundaki bilgi girişlerini tamamladıktan sonra sağ alttaki Kaydet butonuna tıklayarak çek giriş bordrosuna dönebilirsiniz.
Not: Kaydetmek için programın genelinde olduğu gibi Çek Giriş Bordrosunda da (ALT + K) veya (ALT + A ) tuşlarını kullanabilirsiniz.
Çek Çoğaltma / Kopyalama
Çoğunlukla sıra çek girişi yapmak için kullanılan çek çoğaltma klavye üzerinden CTRL + F5 tuşları ile kullanılmaktadır.
Müşteri Çeki Çoğaltma seçeneğinin çalışabilmesi için öncelikle en az bir adet çek girilmiş olmadır.
CTRL+F5 tuşlarına basıldığında aşağıdaki gibi bir form açılacak.
Kayıt Sayısı: İlk girilen çek hariç olmak üzere kalan çek sayısı yazılmalıdır. Örneğin toplam 4 adet çek var, 1. çeki zaten yazmıştık onun için bu alan 3 olacaktır.
Periyodu: Çekler arasındaki vade aralığının periyodu belirlenmelidir. Bu alanda Aylık, Günlük, Haftalık seçenekleri bulunmaktadır.
Periyod Aralığı: Yukarda seçilen periyoda göre bu alanda periyodlar arasındaki rakamsal farklar yazılmalıdır.
Örneğin, çekler arasındaki vade aralığı 1 ay ise Periyodu: Aylık, Periyod Aralığı:1 olmalıdır. Yada çekler 20 şer günlük yazılmışsa; Periyodu: Günlük, Periyod Aralığı da: 20 olmalıdır.
İlk Vade: İlk vade daha önce girilen ilk çekin vadesidir ve otomatik bu alana gelmektedir. Çoğaltılacak olan çeklerin vadesi bu tarih baz alınıp 1 periyot arttırılarak yazılacaktır.
İlk Çek – Senet No: İlk çek no daha önce girilen ilk çekin numarasıdır ve otomatik bu alana gelmektedir. Çoğaltılacak olan çeklerin numarası bu alandaki değer baz alınıp 1 er arttırılarak çek numarası olarak yazılacaktır.
Çoğaltılacak çekler ile ilgili bilgileri girdikten sonra Oluştur butonu tıklanır. Verilen bilgilere göre oluşan çekler alttaki bölümde gösterilmektedir. Burada vade, çek veya tutar alanlarında değişiklik yapılabilir. Buradaki düzeltmelerde tamamlandığında Tamam butonu tıklanarak bilgilerin Çek Giriş Bordrosuna aktarılması sağlanır.
Ortalama Vade / Gün: Girilen çeklerin ortalama Vade bilgisi hem tarih hem de gün olarak ekranda gösterilmektedir. Bu değerler tamamen bilgi amaçlıdır.
Evrak Muhasebeleşsin: Çek Giriş Bordrosunun resmi muhasebeye entegre edilmesini istiyorsanız bu alanı işaretlemelisiniz. İşaretlenmediği takdirde kayıt sadece ön muhasebede görünecek tek düzen hesap planında görünmeyecektir.
Muhasebe Fişini Göster: Kayıt ettiğiniz evrakın resmi muhasebe kaydını yani muhasebe fişini görmek için tıklayınız.
Not: Muhasebe Entegrasyon Detayları için Muhasebe – Entegrasyon – Muhasebe Entegrasyon Parametrelerini inceleyin.