E-Fatura Gönderimi

Öncelikle E-belge gönderimleri evrakların girildiği yerlerden de gönderilebilmektedir. Yani faturayı kayıt ettiğinizde veya irsaliyeyi kayıt ettiğiniz ekranlarda, çıkmadan da gönderim yapmak mümkündür ve kullanımı çok daha kolaydır.  Fakat toplu gönderim yapmak veya belirli periyodlarda gönderim yapmak içinde ayrıca özellikler bulunmaktadır. Ayrıca faturaları kayıt ettikten sonra arka planda kuyruğa alarak otomatik gönderim yapmakta mümkün.

Bu işlem için linki tıklayarak Bilnex e-belge servisi programımızı kurmak gerekir. (Kurulum Videosu Linki)

E-fatura gönderiminde dikkat edilmesi gereken konuların başında cari kartlarındaki olmazsa olmaz bir takım tanımlamalar yapmak gelir.

Şahıs firmalarında;

• Adı ve Adı2 alanları mutlaka doldurulmalıdır. Ad ve Soy ad olarak yazılmalıdır. Fakat cari seçim alanlarında varsayılan olarak adı1 alanı geldiğinden adı2 alanına nokta gibi bir karakter yazarak ta ilerleyebilirsiniz.
• Tc kimlik numarası yazılmalı ve hemen sağındaki E-Belge butonuna basarak carinin e-fatura mükellefi olup olmadığı sorgulanmalıdır. Şahıs firmalarında vergi numarası üzerinden işlem yapmak hataya sebep olacaktır ve vergi numarasını boş geçmek gerekir. Tc kimlik yok ise 11 tane 1  (11111111111) yazarak bu alan doldurulabilir veya yabancı uyruklu bir cari ise 11 tane 2 yazmak gerekir (22222222222)

• Mail adresi zorunlu olmamakla birlikte mutlaka yazılmasında fayda var çünkü fatura yazılan mail adresine otomatik gönderilecektir. Aksi durumda çıktı alarak vermek gerekir.

Limited Şirketlerde, Anonim Şirketler ve Adi Ortaklıklarda;

• Adı alanına firma unvanı yazmak yeterli olacaktır. Adı2 alanı zorunlu değil fakat sığmadı ise kullanmakta bir sakınca yoktur.
• Vergi numarası 10 haneli yazılmalı ve hemen altındaki E-Belge butonuna basarak carinin e-fatura mükellefi olup olmadığı sorgulanmalı.
• mail adresi zorunlu değil fakat yazılabilir.  Yazılması durumunda mail adresine efatura otomatik gönderilecektir.

E-Fatura Gönderim İşlemleri…

Üç farklı yöntem ile efatura göndermek mümkün

1. Fatura gönderildiğinde yani faturanın içindeyken, kayıt ettikten hemen sonra Kaydet butonu yanında bulunan “E-Belge Gönder / Önizle”  Butonuna tıklayarak ön izleyebilir doğruladıktan sonra aynı yerden gönderim yapmak mümkün. Bu işlemi fatura içinden yapmak yerine fatura listesinde ilgili faturanın üzerinde sağ tuşa basarak e-Fatura Gönder butonu ile yapmak ta mümkün.
2. Bir diğer yöntem olan E-Belge \ E-Fatura \ E-Fatura Gönderimi yolu izleyerek ulaştığımız “E-Fatura Gönderimi” formu aracılığı ile toplu veya tek tek göndermeye imkan veren bir araçtır. İlk ve son tarihleri girildikten sonra görselde işaretli olan Listele butonuna basılır ve belirlenen tarihler arasında düzenlenmiş ve gönderilmemiş bütün E-Faturalar aşağıda listelenir. Sadece bir cariye düzenlenmiş olan E-Faturaları listelemek için tarihin sağ tarafında bulunan Cari Kodu alanında işaretli olan üç noktaya tıklanır ve cari seçiminin ardından tekrar Listele butonuna tıklanır.Gönderilecek olan Faturayı göndermeden önce ön izlemek için sağ üst tarafta bulunan Önizle butonuna tıklanır ve fatura PDF formatında ekrana gelir. Gönderim için Önizle butonunun solunda bulunan, işaretli Gönder butonuna tıklanır ve yukarıda görseli verilmiş olan Onay Penceresi gelir. Evet deyip devam edilir ve herhangi bir sorunla karşılaşılmadığı taktirde gönderim sağlanır.
3. Son yöntem  Bilnex E-Belge Servisi kullanarak yapılmaktadır. Bunun için E-Belge Servislerinin kurulması gerekir. Bu yöntemde kayıt edilmiş olan ve gönderilmemiş olan faturalar ( fişler gönderilmez) arka planda sırası ile otomatik olarak gönderilecektir. Otomatik gönderim market gibi perakende satış yapan işletmelerde kasayı bekletmemek için kullanılır, satıştan sonra sistem kuyruğa alma mantığı ile gönderim yapmaktadır.

Gönderilen E-Faturaları Görüntüleme

E-Belge \ E-Fatura \ Gönderilen E-Faturalar yolu izlenerek “Gönderilen E-Faturalar”  bölümünden önceden gönderilen faturalar ve durumları izlenir veya çıktı alınabilir.

İlk ve son gönderim tarihleri girildikten sonra görselde işaretli olan Listele butonuna basılır ve belirlenen tarihler arasında gönderilmiş olan bütün E-Faturalar aşağıda listelenir. Sadece bir cariye gönderilmiş olan E-Faturaları listelemek için tarihin sağ tarafında bulunan Cari Kodu alanında işaretli olan üç noktaya tıklanır ve cari seçiminin ardından tekrar Listele butonuna tıklanır.

Gönderilen faturayı ön izlemek için öncelikle fatura seçilir, ardından sağ üst köşede bulunan PDF butonu kullanılır.

Gelen E-Faturaları Görüntüleme

Gelen E-Faturaları  (E-Belge \ E-Fatura \ Gelen E-Faturalar)  görüntülemek, kabul etmek, reddetmek veya içeri almak gibi işlemler için kullandığımız bir bölümdür. Bu kısmın daha hızlı çalışması için Bilnex E-Belge Servisi programlarının kurulu olması gerekir. Aksi halde form içinde bulunan listele butonuna basınca gelen faturalar sorgulanacak ve doğal olarak bu işlem biraz zaman alacaktır.

İlk ve son tarihler girildikten sonra görselde işaretli olan Listele butonuna basılır ve belirlenen tarihler arasında gelmiş olan bütün E-Faturalar aşağıda listelenir. Daha önceden içeri alınmış olan E-Faturaların listelenmesi istenmiyorsa Listele butonunun sağ tarafında bulunan Aktarılan Faturalar Listelenmesin kutucuğu işaretlenip tekrardan listelenmelidir. Gelen bir E-Faturada herhangi bir işlem yapabilmek için üzerine tıklamak gerekmekte.

Gelen E-Faturayı İçeri Alma

Gelen e-faturalarımızı stok veya masraf kartları ile eşleştirerek satın alma faturalarını otomatik oluşturabildiğimiz bu yapıda elbette cari kartları da otomatik eşleşmektedir. Cari kartı eşleştirmelerinde vergi numarası veya Tc kimlik numarası esas alınır, Bilnex veri tabanındaki vkno/Tckimlikno ile eşleşmiş ise cari seçimide otomatik olarak yapılacaktır. Aksi halde cari kodu alanında bir kısa yol (F3) yardımı ile sıradaki kodu otomatik vererek yeni cari kartını da otomatik oluşturmak mümkün.

E-Belge \ E-Fatura \ Gelen E-Faturalar yolu izlenir ve içeri alınmak istenen E-Fatura seçilir. Sağ üstte bulunan  butonuna tıklanır ve E-Faturayı İçeri Al ekranına gidilir.

Stokları eşleştirmek için sol tarafta bulunan Eşleşen Mal/Hizmet Kodu ve Eşleşen Mal/Hizmet Adı kısmına kendi stoklarımızdaki eşleşecek ürünü girmemiz eşleşme için yeterli olacaktır. Bu otomatik olarak kayıt edilir ve bir sonraki satın almada otomatik eşleşecektir.

E-İrsaliye Gönderimi

E-İrsaliye gönderimi de faturada olduğu gibi evrak içinde hızlıca gönderilebilmekte ve istenirse gönderim sonrasında çıktısı hemen alınabilmektedir. Tabi e-irsaliyenin de gönderilebilmesi için belirli standartlar bulunmakta ve bu alanların doldurulması zorunludur.

Yukardaki görselde de hafızada kalması açısından özellikle işaretlenmiştir. Maddelendirecek olursak;

• Şoför Bilgileri (ad-soyad, Tc kimlik) Veya Taşıyıcı bilgilerinden ünvan,vkno, ilçe,şehir ve ülke zorunlu alanlar doldurulmalıdır. {Şoför bilgisi girilmemiş ise taşıyıcı bilgileri zorunlu aksi halde değil}
• Plaka (dorse plakası zorunlu değil)
• Teslimat Adresi bilgileri ve özellikte buradaki Posta Kodu zorunludur.

 

E-İrsaliye gönderimi de faturada anlatıldığı gibi evrak içerinden veya toplu bir şekilde E-Belge \ E-İrsaliye \ E-İrsaliye Gönderimi bölümünden toplu bir şekilde gönderilebilir.

Gönderilen E-İrsaliyeleri Görüntüleme

E-Belge \ E-İrsaliye \ Gönderilen E-İrsaliye yolu izlenerek “Gönderilen E-İrsaliye ”  bölümünden önceden gönderilen e-irsaliyeler ve durumları izlenir veya çıktı alınabilir.

İlk ve son gönderim tarihleri girildikten sonra görselde işaretli olan Listele butonuna basılır ve belirlenen tarihler arasında gönderilmiş olan bütün E-İrsaliyeler aşağıda listelenir. Sadece bir cariye gönderilmiş olan E-İrsaliyeler listelemek için tarihin sağ tarafında bulunan Cari Kodu alanında işaretli olan üç noktaya tıklanır ve cari seçiminin ardından tekrar Listele butonuna tıklanır.

E-Belge \ E-İrsaliye\ Gönderilen E-İrsaliye yolu izlenerek Gönderilen E-İrsaliyeler bölümüne girilir.

Gelen E-İrsaliyeyi Görüntüleme & İçeri Alma

Gelen E-İrsaliyeleri görüntülemek, kabul etmek ve içeri almak amacıyla kullanılır. E-Belge \ E-İrsaliye \ Gelen E-İrsaliyeler yolu izlenerek bu bölüme gidilir.

Gelen e-İrsaliyeyi kendi stoklarımız ile eşleştirerek içeri alma işlemini e-faturada olduğu gibi e-irsaliyede de yapmak mümkün. E-faturada da olduğu gibi e-irsaliyede  de eşleşen kayıtların incelenmesi veya düzenlenmesi işlemlerini “Stok ve Depo Yönetimi” – “Tanımlar” – “Cari Bazında Stok Kod Tanımları” formundan yapabilirsiniz.

E-Belge \ E-İrsaliye \ Gelen E-İrsaliyeler yolu izlenir ve içeri alınmak istenen E-İrsaliye seçilir. Sağ üstte bulunan  butonuna veya farenin sağ tuşuna tıklanarak E-İrsaliyeyi İçeri Al ekranına ulaşılır.

Yukarda da görüldüğü gibi Gelen İrsaliye Bilgileri otomatik olarak yüklenecektir.

• Üstte bulunan Cari Adı kısmı gelen e-irsaliye xml indeki vergi numarasına göre Bilnex Cari kartları ile karşılaştırılır ve var ise Bilnex teki Cari otomatik seçilir. Eşleşen bir kayıt yok ise Kırmızı renkte olan Cari Kodu kısmındaki üç noktaya tıklayarak gönderici cariyi eşleştirmek gerekmekte. Kayıtlı değil ise Cari Kodunda F3 tuşuna basarak sıradaki kodu alması sağlanır. Yeni cari tanımlanıyor ise Cari Bilgileri otomatik olarak yüklenecektir.
• Alt bölümde stok bilgilerinin göründüğü alanda da var ise daha önce eşleştirilen stok kod ve isimleri otomatik gelecektir. Gelmeyen yani boş olan satırlarda F10 ile eşleşen stok seçilmeli ve boş hiç satır kalmadıktan sonra içeri alınmalıdır.

“Stok Kodu” ve “Stok Adı” karşı tarafın girdiği şekilde otomatik olarak dolu gelecektir. Eşleştirerek içeri alabilmek için “Eşleşen Stok Kodu” ve “Eşleşen Stok Adı” kısmına kendi stoklarımızdaki eşleşecek ürünü girmemiz gerekmekte.

Eşleştirme işlemleri tamamlandıktan sonra sağ aşağıda bulunan  butonuna basılır  ve satın alma irsaliyesi otomatik oluşturulmuş olur. Buradaki kayıt aynı zamanda eşleştirmeleri de  Kayıt edecektir. Dolayısı ile sonraki eşleştirmelerde aynı stoklar için yeniden eşleştirmeye gerek kalmadan hızlıca irsaliyeler oluşturulabilecektir.

 

E-İrsaliye Carilerini Güncelleme

E-İrsaliye gönderiminde, E-İrsaliye Mükelleflerini görüntüleyip E-İrsaliye gönderilebilmesi için güncelleme işleminin yapılması gerekir.

E-Belge \ E-İrsaliye \ E-İrsaliye Carilerini Güncelle yolu izlenir ve ekrana gelen onay penceresinde Evet seçeneği seçilir.

Fakat tüm e-irsaliye carilerinin güncellenmesi mükellef sayısının çok fazla olması sebebi ile güncelleme uzun bir zaman alacaktır. Bu yüzden bu gibi işlemleri arka planda daha hızlı yapan E-Belge Servisi uygulamasının kurulması/kurdurulması önerilir.

E-Belge İptal İşlemleri

E-fatura iptal konusu kesilen faturanın Senaryosuna göre farklılıklar göstermektedir. İptal olan evrak ile ilgili işlemleri tamamladıktan sonra Bilnex programı üzerinden de mutlaka silinmesi gerekir.

Senaryolar

• Ticari Fatura: Bu fatura türünde fatura kesilen firmanın faturayı Ret Yanıtı vermesi ile olur.
  Şu konulara dikkat etmek gerek; fatura kesildikten sonra faturanın zarflanmış ve firma posta kutusuna düşmüş olması gerekir. Aynı durum Ret Yanıtı gönderdikten sonra veya bizim kestiğimiz faturaya Ret Yanıtı gönderildikten sonra da geçerlidir çünkü gönderilen bir fatura aşağıdaki adımlar geçecektir ve bu işlemler zaman alır.
  
  
• Temel Fatura: Temel senaryo ile gönderilen fatura kabul gerektirmeyen ve dahi karşı firmanın Ret Yanıtı gönderemeyeceği bir türdür.  Temel Faturayı iptal etmek için Gib İptal Portali kullanılmalıdır ve bu işlem için Mali Mühür veya Şahıs Firmaları için e-imzaya ihtiyaç olacaktır.
  (Temel / ticari fatura ayrımı olmaksızın) ALICI;
  1- Mevzuat hükümlerine UYGUNSA iade faturası kesebilir (iade faturası kesimi ile ilgili olarak mevzuat hükümleri gözden geçirilmelidir. Uygun olmayan bir durum için iade faturası kesimi incelemede sorun yaşamanıza sebep olabilir).2- Harici yollarla faturaya itiraz edebilir. İtiraz öncesinde fatura zarfının durumunun 1300 (ya da 48 saatten sonra hala 1220) olduğunu gördüğünden (fatura geçerlilik kazandığından) gönderici bu faturayı kayıtlarında göstermelidir. İtirazın ardından gönderici faturayı kayıtlarından ters kayıtla çıkarmalıdır. Alıcı ise faturayı hiç kayıtlarına almadan Türk Ticaret Kanununda yer alan itiraz yöntemlerinden birisini (KEP, noter vs.) kullanarak faturaya itirazda bulunmalıdır. (İtiraz sonrasında fatura GİB sisteminden kaybolmayacak ya da sistem üzerindeki durum kodu değişmeyecektir. Ancak bir inceleme durumunda kanuni geçerliliği olan bu itiraz belgesini gösterebilirsiniz.)
  (Alıcı ve göndericinin mutabık olması durumunda 8 günden sonra da faturaya harici yollarla itiraz edilebilir.)
• Arşiv Fatura: E-fatura mükellefi olmayan carilere fatura kesildiğinde oluşan senaryo türüdür. Bu fatura türünde tarafların karşılıklı anlaşıp faturaları kağıt üzerinde iptal ederek muhasebe kayıtlarına almazlar.
  Fakat konuyla alakalı olarak Öncelikle şunu belirtmek gerekir; Gider pusulası ya da iade faturası ile işlem tahsis edilebiliyor ise e-Arşiv Fatura iptali söz konusu olamaz. Bu durumlar dışında kalan durumlarda fatura iptali halinde tevsik yükümlülüğü firmalara ait olacaktır. Örneğin; iptal edilen fatura çıktısı üzerine fatura alıcısının iptal konusunda bilgisi olduğuna dair yazı, imza ve kaşe alınabilir ve bu evrak kayıtlarınızda saklanabilir.
  Oluşturulan faturayı uzun bir süre sonra mesela 2 ay sonra iptal etmeniz gerektiği durumlarda teknik olarak böyle bir iptal mümkün olmakla beraber bu işlem sonucu VUK ya da diğer vergi kanunlarına göre oluşan gerekli düzeltmelerinde yapılması gerekli  kılar.
• Kamu Faturası: İptal konusunda Kamu faturaları teknik olarak Ticari Fatura şeklinde çalışır. Yani Kurumun faturayı ret yanıtı vermesi gerekmektedir. Fakat İlgili Kamunun mevzuatına göre farklılıklarda gösterebilmektedir. Bu sebeple iptal, iade veya ret konularında ilgili Kamu Kurumu muhasebatı ile konuyu değerlendirmek yerinde olacaktır.

 

 

 

E-Faturanın Gönderilmesiyle Hangi Aşamalardan Geçerek Karşı Tarafa Ulaşır?

1. Gönderici birim içinde fatura olan zarfı oluşturur (Zarf XML) ve Merkez birime gönderir. (Gelir İdaresi Başkanlığı)
2. Burada zarf kuyruğa alınır ve durumu 1000 “Zarf Kuyruğa Alındı” olur.
3. Sırası gelen zarf işlenmeye başlar ve durumu 1100 “Zarf  İşleniyor” olur.
4. Zarf çeşitli işlemlerden (şema ve schematron kontrolü) geçer, eğer bu durumda bir hata oluyorsa zarfın durumu ilgili durum kodu olur. İşlenme sırasındaki hatalara ait durum kodları 1100 ile 1200 arasındadır. Bu durumda bir hata oluşmuşsa (içerisindeki faturalar geçersizdir,   iptal faturası gibidir) zarfın durumu sistem yanıtı ile Gönderici Birime gönderilir. Zarf gönderiminde bir sonraki aşamaya geçilmez. Hata kodunun alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar göndericinin entegrasyon ya da özel entegratör kullanıcıları olması durumunda aynı Fatura ID’ siyle tekrar göndermelidir.
5. Zarf işlenmiş, kontrollerden geçmiş ve merkez sistemde bir hata almamışsa zarfın durumu 1200 “ZARF BASARIYLA ISLENDI” olmaktadır. Bu aşamada zarfın durumu sistem yanıtı ile Gönderici Birime gönderilir. Gönderim sırasında bir hata oluşsa bile bir sonraki aşamaya geçilir.
6.  Merkez birim zarfı posta kutusuna gönderir. Eğer gönderim başarılı olmuşsa öncelikle zarfın merkezdeki durum kodu posta kutusundan sistem yanıtı gelene kadar 1220 “HEDEFTEN SISTEM YANITI GELMEDI” şeklinde olur.
   Bu zarftaki faturaların herhangi birinin yeni bir zarf ile tekrar gönderilmesi durumunda yeni gönderilen zarf 1163 “GONDERILEN ZARF SISTEMDE DAHA ONCE KAYITLI OLAN BIR FATURAYI ICERMEKTEDIR” durum kodunu içeren sistem yanıtını alacaktır. 1163 hatasını alan zarfın içerisindeki faturalar geçersizdir, iptal faturası gibidir.
7. Gönderim sırasında alıcının sistemine erişilememesi gibi bir durum oluşması halinde zarf 1210 “DOKUMAN BULUNAN ADRESE GONDERILEMEDI” durum kodunu alır. Bu durum alıcının sistemine erişilemediği için olmaktadır. Alıcıyı hata ayrıntısını bildirerek sistemini düzeltmesi yönünde uyarınız veya sisteminizde kayıtlı olan alıcı pk bilgisini güncelleyiniz ve/veya teyit ediniz. 1210 durum kodunun alındığı andan itibaren Merkez birim aynı zarfı 3 kere daha göndermeyi dener.3 kere yapılan deneme saat 06 ve 18’de sırayla yapılmaktadır.
   Son denemede (dördüncü deneme) zarf hala karşı tarafa başarıyla iletilememiş ise zarfın durumu 1215 “DOKUMAN GONDERIMI BASARISIZ. TERKAR GONDERME SONLANDI” durum kodunu alır. 1215 durum kodunun alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar göndericinin entegrasyon ya da özel entegrasyon kullanıcıları olması durumunda aynı Fatura ID’siyle tekrar göndermelidir. 1215 hatasını alan zarfın içerisindeki faturalar geçersizdir, iptal faturası gibidir. Alıcı sistemini düzeltmediği takdirde bu durum bu şekilde devam edecektir. Ardından alıcı sistemini düzeltmemiş olursa gönderici tekrar gönderimde bulunduğunda bir 4 gönderimlik süreç daha başlayacaktır.1215 durum kodu alınmasından önce gönderici birimin bu zarftaki faturaların herhangi birini yeni bir zarf ile tekrar göndermeyi denemesi halinde yeni gönderilen zarf 1163 “GONDERILEN ZARF SISTEMDE DAHA ONCE KAYITLI OLAN BIR FATURAYI ICERMEKTEDIR” durum kodunu içeren sistem yanıtını alacaktır.
   Bu nedenle 1210 durumunun 1215, 1220, 1230 ya da 1300’e dönmesini beklenmeli ve öncesinde aynı faturanın tekrar gönderimi yapılmamalıdır. 1163 “GONDERILEN ZARF SISTEMDE DAHA ONCE KAYITLI OLAN BIR FATURAYI ICERMEKTEDIR” durumu aynı fatura numarası ya da ETTN numarası ile daha önce gönderim (yükleme) yapıldığı durumlarda oluşur.

   (farkında olmadan aynı fatura veya ETTN numarası ile ikinci kez gönderim yapmaya çalışıyor olabilirsiniz. Gerekiyorsa tüm fatura numaralarınızı ve ETTN numaralarınızı gözden geçiriniz. Daha önce gönderdiğiniz faturayı/faturaları tekrar göndermeyeceğinizden, daha önce göndermediğiniz faturayı/faturaları yeniden zarflayıp göndermeyi deneyiniz.).

    

   Bu durumda Bilnex üzerinde bulunan mevcut faturayı silerek Faturayı Yeniden Girin ve gönderim işlemini yeniden yapın.

8. Merkez birimin tekrar gönderim denemelerinden birinin başarılı olması halinde merkezdeki zarfın durumu kodu posta kutusundan sistem yanıtı gelene kadar 1220 “HEDEFTEN SISTEM YANITI GELMEDI” şeklinde olur.
9. Hedeften sistem yanıtının 1200 “ZARF BASARIYLA ISLENDI” durum kodu ile gelmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1300 “BASARIYLA TAMAMLANDI” olur. Hedef sistemden 1200 durum kodu dışında zarfın başarısız işlendiğine dair bir kod dönülmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1230 “HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI” olur. 1230 durum kodunun alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar göndericinin aynı Fatura ID si ile tekrar gönderilmelidir. Burada alıcı tarafından hata verilmiştir ve zarf içerisindeki faturalar geçersiz olmuştur, fatura iptal hükmündedir.

 

E-Faturalarda İptal Süresi Kaç Gündür?

Öncelikle şunu belirtmek lazım; e-Arşiv Fatura iptali sadece gider pusulası düzenlenemeyen durumlarda yapılmalıdır.
Gerek e-Arşiv Faturalarda gerekse de normal fatura için de belirli bir iptal süresi bulunmamaktadır. Her ne kadar e-arşiv faturalarda iptal süresi 7 gün, Ticari e-faturaların red edilme süresi de 7 gün olsa da muhasebe kayıtlarınız, beyanname süreleri dikkate alınarak vergisel yükümlülüklerini ve dönemsellik ilkesini etkilemeyecek süreler dahilinde iptal işlemi yapabilirsiniz.

 

 

 

GIB DURUM KODLARI		AÇIKLAMALARI	SEBEP	ÇÖZÜM	İLGİLİ HATA SONUCUNDA YAPILMASI GEREKEN
*1000	ZARF KUYRUĞA EKLENDİ	Gönderici birim, içerisinde FATURA belgesi olan zarfı oluşturur ve Merkez Birime (GİB' e) gönderir. Bu zarf Merkez Birimde kuyruğa alınır. Zarfın durumu “ZARF KUYRUĞA EKLENDİ” olur.	GİB’teki yoğunluk		Durum kodunun güncellenmesi beklenmelidir.
*1100	ZARF İŞLENİYOR	Merkez Birimde kuyruğa alınan zarf,  kuyrukta sırası geldiğinde işlenmeye başlar. Burada zarfın durumu “ZARF İŞLENİYOR” olmaktadır. "1000" ve "1100" statülerinde zarf GİB' e iletilmiştir. Bu aşamalarda Gönderici Birim Merkez’de durum sorgular ve bu iki durum kodundan biri cevap  olarak   dönerse faturanın ERP statüsü “GİB’e gönderildi” olur.	GİB’teki yoğunluk		Durum kodunun güncellenmesi beklenmelidir.
1110	ZIP DOSYASI DEĞİL	NOT:  Zarf  gönderim  aşamalarında  çeşitli  işlemlerden, şema ve schematron kontrolünden geçer. Gönderilen zarfın GİB’in belirlediği standartlara uygun olmamasından dolayı hata alınırsa ilgili durum kodları alınır. Faturanın bulunduğu zarfa GİB’de işlenmesi sırasında ilgili hata kodlarından birini  alırsa  faturanın  statüsü  “GİB’de işlenemedi” olarak güncellenir. Bu aşamadan sonra süreç sonlanır, işlem alıcıya iletilemeden bu aşamada kalır.	Zarf  formatı “.ZIP” formatında değilse ilgili hata alınır.	Gönderilen zarf formatı	Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
				".ZIP" olmalıdır.
1111	ZARF ID UZUNLUĞU GEÇERSİZ		ZARF ID uzunluğu 32 karakterden farklıysa hata alınır.	ZARF ID uzunluğu 32 karakter olmalıdır.	Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1120	ZARF ARŞİVDEN KOPYALANAMADI				Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1130	ZIP AÇILAMADI		Zarf okunamadığı durumlarda ilgili hata alınır.	GIB   sisteminde   geçici   bir   durum olabilir ve ya zarfın dosyasında hata da olabilir. Dosyada hata var ise, yeniden	Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
				zarflanıp gönderilmesi gerekmektedir.
				Aksi halde faturalar yeniden gönderilmeli
1131	ZIP BİR DOSYA İÇERMELİ		Zarf içerisinde ilgili dosya bulunamadığında hata alınır.	Zarf içerisinde dosya (Fatura, uygulama yanıtı, sistem yanıtı) olmalıdır.	Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1132	XML DOSYASI DEĞİL		Dosyalar (Fatura, U&S Yanıtı) XML formatında olmadığında ilgili hata alınır.	Dosyalar (Fatura, U&S Yanıtı) .XML formatında olmalıdır.	Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1133	ZARF ID VE XML DOSYASININ ADI AYNI OLMALI		ZARF ID ()  ile XML ID (xxxxxxxx.xml) aynı karakterleri içermez ise ilgili hata alınır.	ZARF ID ()	Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
				ile XML ID(xxxxxxxx.xml) aynı
				karakterleri içermelidir.
1140	DOKUMAN AYRIŞTIRILAMADI		Zarftaki faturalar doğru şekilde çıkarılamadığı için ilgili hata alınır.		Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1141	ZARF ID YOK		Zarf ID alanı boş ise ilgili hata alınır.	Zarf ID alanı boş olmamalıdır.	Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1142	ZARF ID VE ZIP DOSYASI ADI AYNI OLMALI		Zarftaki faturalar doğru şekilde çıkarılamadığı için ilgili hata alınır.		Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1143	GEÇERSİZ VERSİYON				Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1150	SCHEMATRON KONTROL SONUCU HATALI		GIB’in belirlediği standartlarda olması gereken bilgiler yanlış girilmiştir.	Bilgiler kontrol edilip GIB’in belirlediği standartlara uygun hale getirilmelidir.	Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1160	XML SEMA KONTROLÜNDEN GEÇEMEDİ		GİB şema kontrollerinden geçebilen bir faturanın alıcının sisteminde de XML kontrollerinden geçebilmesi gerekir. Alıcıyı uyarınız.		Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1161	İMZA SAHİBİ TCKN VKN ALINAMADI				Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1162	İMZA KAYDEDİLEMEDİ			Hatasız gönderim  için gönderimden önce “imza	Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
				doğrulama” kontrolü yapılmalıdır.
		Merkez birim zarfı posta kutusuna gönderir. Eğer gönderim başarılı olmuşsa öncelikle zarfın merkezdeki durum kodu posta  kutusundan  sistem  yanıtı  gelene  kadar  1220	Merkez birim zarfı posta kutusuna gönderir.  Eğer gönderim başarılı olmuşsa öncelikle zarfın merkezdeki durum kodu posta kutusundan sistem yanıtı gelene kadar 1220 “HEDEFTEN SISTEM YANITI GELMEDI”   şeklinde olur.Bu zarftaki faturaların herhangi  birinin  yeni  bir  zarf  ile tekrar gönderilmesi durumunda yeni gönderilen zarf 1163 “GONDERILEN ZARF SISTEMDE DAHA ONCE KAYITLI OLAN BIR FATURAYI ICERMEKTEDIR” durum kodunu içeren sistem yanıtını alacaktır.	1163 “GONDERILEN ZARF SISTEMDE DAHA ONCE KAYITLI OLAN BIR FATURAYI ICERMEKTEDIR” durumu aynı fatura numarası  ya  da  ETTN  numarası  ile daha önce gönderim (yükleme) yapıldığı durumlarda oluşur (farkında olmadan  aynı  fatura  ya  da  ETTN numarası ile ikinci kez gönderim yapmaya çalışıyor olabilirsiniz.	Faturalar yeniden gönderilmemeli
1163	GÖNDERİLEN ZARF SİSTEMDE DAHA ÖNCE KAYITLI OLAN BİR FATURAYI İÇERMEKTEDİR	“HEDEFTEN  SİSTEM  YANITI  GELMEDİ”  şeklinde olur. Bu zarftaki faturaların herhangi birinin yeni bir zarf ile tekrar gönderilmesi durumunda yeni gönderilen zarf 1163 “GÖNDERİLEN   ZARF   SİSTEMDE   DAHA   ÖNCE KAYITLI  OLAN  BİR  FATURAYI İÇERMEKTEDİR” durum kodunu içeren sistem yanıtını alacaktır.
		NOT: 1300 durum kodu almış zarflar da tekrar gönderilirse aynı hata alınır.
1170	YETKİ KONTROL EDİLEMEDİ	NOT: Zarf gönderim aşamalarında çeşitli işlemlerden, şema ve schematron kontrolünden geçer. Gönderilen zarfın GİB’in belirlediği standartlara uygun olmamasından dolayı hata alınırsa ilgili durum kodları alınır.			Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1171	GÖNDERİCİ BİRİM YETKİSİ YOK	Faturanın bulunduğu zarfa GİB’de işlenmesi sırasında ilgili hata kodlarından birini alırsa faturanın statüsü “GİB’de işlenemedi” olarak güncellenir. Bu hata kodlarını içeren Sistem Yanıtı doğrudan merkez tarafından Gönderici Birim’e iletilir ve bu aşamadan sonra süreç sonlanır, işlem alıcıya iletilemeden bu aşamada kalır.	Gönderici  birim etiketinde  "GB" yerine "PK" tanımlanmış olabilir.	Gönderici birim etiketinde "GB" tanımlı olmalıdır.	Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1172	POSTA KUTUSU YETKİSİ YOK		Posta kutusu etiketinde “PK” yerinde “GB” tanımlanmış olabilir.	Posta kutusu etiketinde  “PK” tanımlı olmalıdır.	Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
			İmza  yetkisi  kontrol  edilemedi yanıtı imzanın yetersiz olduğu		Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1175	İMZA YETKİSİ KONTROL EDİLEMEDİ		anlamına gelmemektedir. Müşterinin  ekstra  kontrol  istediği durumlarda ilgili hata alınır.
1176	İMZA SAHİBİ YETKİSİZ				Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
			İmza doğrulama geçersizdir.	Hatasız gönderim için gönderimden önce “imza doğrulama” kontrolü yapılmalıdır.	Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1177	GEÇERSİZ İMZA
1180	ADRES KONTROL EDİLEMEDİ				Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1181	ADRES BULUNAMADI		Etiket bilgisi ve VKN eşleşmesi yapılamıyor.	Alıcının VKN/TCKN ve etiket bilgisinin güncel olduğundan emin olunuz. (Etiket ya da yöntem değiştirmiş olabilir.)Göndericinin VKN/TCKN ve etiket bilgisinin	Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
				güncel olduğundan  emin olunuz. (Etiket ya  da  yöntem değiştirmiş olabilir.)
1182	KULLANICI EKLENEMEDİ				Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1183	KULLANICI SİLİNEMEDİ				Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1190	SİSTEM YANITI HAZIRLANAMADI				Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1195	SİSTEM HATASI				Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1200	ZARF BAŞARIYLA İŞLENDİ	Zarf işlenmiş, kontrollerden geçmiş ve merkez sistemde bir hata  almamışsa  zarfın  durumu  “ZARF  BAŞARIYLA İŞLENDİ” olmaktadır. Bu aşamada zarfın durumu sistem yanıtı ile Gönderici Birime gönderilir. GİB’den 1200 durum kodu  “Zarf  Başarıyla  İşlendi”  metni  ile  sistem  yanıtı gönderildiğinde ERP statüsü "GİB’de  işlendi-  Alıcıya gönderilecek" olarak güncellenir. Aynı statü kodu Alıcı tarafından  gönderildiğinde  ise; bu zarfın alıcı tarafında işlendiği anlamına gelecektir.
*1210	DOKUMAN BULUNAN ADRESE GÖNDERİLEMEDİ	Zarf merkezde işlendikten sonra alıcıya gönderilir. Alıcıya gönderme sırasında herhangi bir sorun yaşanır ve zarfın gönderimi başarısız olur ise; göndericiye 1210 durum kodu döner. (Merkez birim zarfı dört defa göndermeyi dener, ilki göndericinin  gönderip  GİB'den  geçerek  alıcıya  iletildiği saattir. 1210 durumu alınırsa GİB aynı zarfı 3 kere daha göndermeyi dener. 3 deneme saat 06.00 ve 18.00 saatleri arasında sırayla yapılmaktadır.)		GIB’in tekrar gönderim denemesi başarılı olur  ise, 1300  BAŞARIYLA TAMAMLANDI durum  kodu alınır. Eğer bu süre sonlandıktan sonra gönderim  hala  başarısız  ise, 1215	1210 durumunun 1215, 1220, 1230 ya da 1300 durumuna dönmesi beklenmelidir.
				DOKÜMAN
				GÖNDERİMİ
				BAŞARISIZ, TEKRAR GÖNDERME
				SONLANDI durum kodu alınır.
	DOKÜMAN GÖNDERİMİ BAŞARISIZ. TEKRAR GÖNDERME SONLANDI	Gönderim sırasında bir hata oluşması halinde zarf 1210 durum kodunun alındığı andan itibaren Merkez birim aynı zarfı dört defa ikişer saat arayla toplam sekiz saat içerisinde tekrar  göndermeyi  dener.  Son  denemede  (dördüncü deneme) zarf hala karşı tarafa başarıyla iletilememiş ise zarfın   durumu   1215 “DOKÜMAN			Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
1215		GÖNDERİMİ BAŞARISIZ.   TEKRAR
		GÖNDERME SONLANDI” durum  kodunu  alır.  1215  durum  kodunun  alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar aynı Fatura ID’ si ile tekrar gönderilebilecektir.
		Zarf merkezde işlendikten sonra alıcıya gönderilir, eğer gönderim  başarılı  olmuş ise;  alıcıdan merkeze sistem yanıtı  gelene  kadar  zarfın  merkezdeki durumu 1220 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ “ şeklinde olur ve buna göre faturanın ERP statüsü de “Alıcıya gönderildi” olmaktadır.	1220“HEDEFTEN SISTEM YANITI GELMEDI” durum kodunda alıcı   zarfı sistemine aldığını GİB'e bildirmiş ancak zarfı sorunsuzca işleyip işleyemediğine dair  olumlu  ya  da  olumsuz  bir cevap dönmemiştir.	Bu  durumda GİB  yanıt dönmeyen mükelleflere otomatik uyarı maili atar. Ancak alıcı ile iletişime geçilerek yanıt dönmeleri sağlanabilir. Bu durumdaki zarfların içerisindeki faturaların tekrar gönderilmesi mükerrer gönderim olacağından ikinci kez gönderilmemesi gerekmektedir.	1220 durumunun 1230 ve ya 1300 durumuna dönmesi beklenmelidir.
*1220	HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ				NOT 1: İki gün içerisinde durum kodu güncellenmez ise; bu konuda alıcı ile görüşülebilir.
					NOT 2: Gönderici ve alıcı taraf da ilgili faturayı muhasebe kayıtlarına geçirebilir.
1230	HEDEFTEN SİSTEM YANITI BAŞARISIZ GELDİ	Zarfın başarısız işlendiğine dair bir kod dönülmesi halinde Merkezde 1220 durum  koduyla  bekleyen  zarfın  yeni durumu 1230 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI BAŞARISIZ GELDİ”  olur. 1230   durum  kodunun alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar aynı Fatura ID’ si  ile tekrar gönderilebilecektir.  Bu nedenle  fatura  iptal süreçleri  başlatılmaz. Gönderici birim merkeze sorgu gönderdiğinde faturanın ERP statüsü   de   “Alıcıda işlenemedi” olur.			Faturalar yeniden gönderilmeli (faturanın aynı ETTN ile tekrar gönderimine izin verilir.)
*1300	BAŞARIYLA TAMAMLANDI	Hedeften  sistem  yanıtının  1200  “ZARF  BAŞARIYLA İŞLENDİ” durum kodu ile gelmesi halinde Merkezde 1220 durum  koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1300 “BAŞARIYLA  TAMAMLANDI”  olur.  Buna  göre  de gönderici birim,  merkeze  sorgu  gönderdiğinde  faturanın ERP statüsü “Alıcıda işlendi – Başarıyla işlendi” hale gelir.